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Database facili con Microsoft Excel

Scritto da Daniele Marino

Il foglio elettronico di Microsoft comprende molte funzioni per la gestione dei dati e in alcuni casi può essere una valida alternativa a un vero database.

L’archiviazione di dati e informazioni è spesso un’attività di primaria importanza, a casa come sul posto di lavoro. Per svolgerla, di solito ci si affida a un database più o meno sofisticato, come uno di quelli che trovate recensiti in questo stesso numero di PC Professionale.

Non sempre un database vero e proprio è però la scelta migliore: anche se qualche purista potrà storcere il naso di fronte a questa affermazione, a volte le sofisticate funzioni di un database relazionale non sono strettamente necessarie, e quello che si definisce comunemente flat-file può essere più che adeguato allo scopo.

Un flat-file non è altro che una semplice tabella, in cui ogni colonna corrisponde a un campo - una delle categorie di informazioni da catalogare - e ogni riga a un record, vale a dire a un elemento del database. Tale approccio, che indubbiamente presenta meno difficoltà della creazione di un archivio con qualunque database relazionale, è adatto a situazioni relativamente semplici: database a singolo utente (o comunque non gestiti e aggiornati in concorrenza da più persone), in cui i dati non siano troppo complessi e per cui non siano richieste particolari operazioni di analisi e reporting. Per inciso, non ha alcuna importanza il numero dei record: se una tabella ha una struttura relativamente semplice, il numero degli oggetti che si possono inserire nel database è determinato solamente dai limiti del programma prescelto.

		Quando si lavora con informazioni non troppo complesse o strutturate, una tabella di Excel può essere un ottimo sostituto di un vero database. Nel nostro esempio, ci apprestiamo ad archiviare in una normale cartella di lavoro il contenuto di una biblioteca domestica.

Un ottimo strumento per gestire archivi di tipo flat-file può essere proprio il foglio elettronico Microsoft Excel, che permette di creare tabelle con un massimo di 65.535 record e offre - oltre alle note e potenti feature di calcolo - anche caratteristiche ad hoc per la gestione di piccoli archivi, come l’ordinamento in base a uno o più campi, il filtro automatico dei dati, l’immissione dei dati tramite form e la convalida dei valori immessi. Le procedure che illustreremo sono riferite alla versione 2002 di Excel, ma possono essere utilizzate anche con Excel 2000. Creare la tabella

Come database di esempio possiamo creare un archivio in cui tenere nota dei libri che compongono una biblioteca domestica. I dati da includere in questa tabella possono essere titolo, autore, editore, collana e data di pubblicazione. Accanto ad essi si possono specificare un campo per le note e uno per il codice Isbn, che identifica in modo univoco ciascun libro pubblicato. Creare la tabella è molto semplice: basta aprire Excel, quindi scrivere i nomi dei campi in ordine nelle diverse celle di una medesima riga.

Nel nostro esempio, abbiamo deciso di dare - scrivendolo nella cella A1 - un titolo alla tabella: “La Nostra Piccola Biblioteca”. Nella riga di celle che va da A3 a G3 abbiamo quindi scritto i nomi dei campi scelti in precedenza: ISBN, Titolo, Autore, Editore, Collana, Data e Note. A questo punto, se si ha davvero molta fretta, si possono già iniziare ad inserire i primi dati, a partire dalla riga numero 4, la prima sotto quella contenente le intestazioni delle colonne. Prima, però, è una buona idea indicare a Excel i tipi di dati che vogliono inserire nlle varie colonne: nel nostro caso si tratterà sempre di testo semplice, fatta eccezione per la colonna Data.

		Per dare un aspetto uniforme e ordinato alla tabella - ma anche per aiutare Excel a riconoscere i dati inseriti - conviene indicare il tipo di informazioni che ciascuna colonna dovrà ospitare.

Per svolgere questa operazione bisogna selezionare le colonne A, B, C, D, E e G (cliccando su di esse con il tasto Ctrl premuto), selezionare la voce Celle dal menu Formato e quindi nella scheda che appare a video indicare la categoria Testo. Per la colonna F bisogna seguire lo stesso procedimento, indicando però la categoria Data e selezionando poi, nell’elenco di destra, la formattazione desiderata. Da “tabellone” a “database”

Ecco altri semplici passi per rendere un po’ più raffinata questa tabella. Innanzitutto si può fare in modo che Excel visualizzi sempre i nomi dei campi, anche quando il numero dei record cresce fino a richiedere lo scorrimento della pagina.

Per questo basta spostarsi sulla cella A4, la prima sotto le intestazioni delle colonne, e selezionare la voce Blocca riquadri dal menu Finestra. In questo modo appare una sottile linea nera di demarcazione, che indica il punto in cui Excel divide i dati dai titoli, che rimangono al loro posto anche se la pagina si sposta verso il basso con le barre di scorrimento.

Come in ogni (pur semplice) database che si rispetti, anche con Excel è possibile fare in modo che i dati inseriti aderiscano ad alcune regole di validazione: in questo modo si può prevenire l’immissione di dati errati, ad esempio stringhe di testo di dimensione eccessiva o date che cadono al di fuori di un determinato intervallo. Nel nostro caso, possiamo per esempio stabilire che il campo ISBN debba essere sempre lungo 13 caratteri, come la definizione stessa di questo codice prevede.

		Excel può generare automaticamente una piccola finestra di dialogo con cui scorrere i record o inserirne di nuovi. Questo modulo permette anche di effettuare ricerche specificando i criteri direttamente all’interno dei campi del database.

Per ottenere questo risultato bisogna selezionare l’intera colonna A, quindi nel menu Dati richiamare la voce Convalida; poi si devono specificare i criteri, quindi - nel campo Consenti - va selezionata l’espressione Lunghezza testo, nel campo Dati la formula uguale a e nel campo Lunghezza bisogna scrivere il numero 13. Bastano pochi clic del mouse per esplorare le possibilità offerte da questa finestra, dall’uso peraltro molto intuitivo. Una volta creato almeno un record, Excel offre inoltre uno strumento utile in particolare quando i campi sono tanto numerosi da non rientrare in un’unica schermata: dal menu Dati si può chiedere al programma di visualizzare un Modulo, vale a dire una semplice form per l’immissione dei record. Questo modulo permette di inserire nuovi dati attraverso il pulsante Nuovo, ma anche di scorrere i record già esistenti un po’ come avviene con le maschere di Access, inoltre consente di effettuare qualche veloce ricerca: basta cliccare sul pulsante Criteri, quindi compilare i campi che devono fungere da filtro e muoversi con i pulsanti Trova precedente e Trova successivo. Ad esempio, per trovare tutti i libri scritti da P. Pallino, basta scriverne il nome nel campo Autore e cominciare a scorrere i record con i due pulsanti indicati.

Ordinare i record

Una volta creata una tabella con un buon numero di record, una delle prime operazioni che si può desiderare di compiere è quella di metterli in ordine. Excel offre due strumenti per l’ordinamento dei record. Il primo, più semplice, è costituito da una coppia di pulsanti all’interno della toolbar principale. Il primo pulsante, la cui icona è composta dalle lettere A e Z sovrapposte, provoca un ordinamento crescente, il secondo (l’icona con le due stesse lettere ma invertite) invece decrescente. Per utilizzare questi pulsanti basta posizionarsi nella tabella all’interno della colonna che si intende ordinare e cliccare sul tipo di ordinamento desiderato. L’ordinamento può essere effettuato su campi numerici, su stringhe di testo, su date e su qualunque altro tipo di informazione.

Il secondo metodo funziona concettualmente in modo simile, ma permette di lavorare su più di un campo. Lanciando il comando Ordina dal menu Dati appare una finestra di dialogo, che permette di riordinare una tabella in base al contenuto di una, due o tre colonne: nel nostro caso, ad esempio, tale funzione può servire ad ordinare - in un’unica operazione - per autore, per casa editrice e infine per titolo tutti i libri della bilbioteca.

Le opzioni offerte permettono di ridisporre i dati in modo crescente o decrescente, nonché di utilizzare serie di valori definite dall’utente (ad esempio i nomi dei giorni della settimana) come criterio di ordinamento. Filtrare i dati

L’ultimo degli strumenti di Excel che vi vogliamo presentare è il Filtro automatico. La sua funzione è quella di effettuare rudimentali query sui dati inseriti, mostrando a video solo i record che rispondono a determinate caratteristiche. Utilizzare il filtro automatico dei dati è estremamente semplice: basta posizionarsi all’interno della tabella e selezionare lo strumento dal menu Dati. In questo modo, accanto alle intestazioni delle colonne, appaiono piccole frecce che nascondono dei menu a scomparsa.

Cliccando su una di queste frecce appare una lista completa - creata dinamicamente dal programma - dei valori che si trovano nella colonna, oltre ad alcune voci predefinite come Tutto, Primi 10, Personalizza, Vuote e Non vuote. Selezionando uno di questi valori, Excel mostra nella tabella solo le righe che lo contengono, nascondendo temporaneamente le altre.

		Il filtro automatico dei dati permette di realizzare query in modo molto rapido, selezionando con il mouse dei valori che Excel inserisce automaticamente all’interno di alcuni menu a tendina. Tra le possibilità offerte da questo strumento ci sono anche la ricerca di celle vuote o non vuote e l’uso di criteri personalizzati di media complessità.

Tra le voci speciali, Tutto rimuove di fatto il filtro, mentre Personalizza consente di definire attraverso una finestra di dialogo criteri più raffinati (ad esempio per visualizzare un intervallo di date o stringhe di testo indicate con caratteri jolly). I filtri si possono naturalmente sovrapporre: i dati selezionati attraverso il filtro automatico su una colonna possono essere ulteriormente ridotti selezionando nuovi criteri su altri campi.

Le possibilità offerte da Excel nel campo della gestione delle basi di dati naturalmente non si esauriscono qui. Questo programma integra, ad esempio, funzioni di analisi delle informazioni (ottime in particolare con informazioni di carattere numerico o statistico) e offre addirittura la possibilità di importare dati da fonti Odbc. questi aspetti rendono il foglio elettronico Microsoft più simile ad un vero database di quanto si possa immaginare. Quanto abbiamo illustrato in queste pagine permette comunque di districarsi in modo efficiente e senza troppe difficoltà in molte delle situazioni in cui tutti i giorni può capitare di imbattersi.