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In questo modo si stampa con un clic

Scritto da Manlio Severi

Imparate a creare con semplicità un menu personalizzato con cui definire rapidamente le impostazioni per la stampa in Microsoft Word.

Usate più di una stampante o, magari, vi capita spesso di “stampare” su un modem-fax o su un driver per la creazione di documenti Pdf o di messaggi di posta? A volte la stampante è una sola, ma non di rado viene utilizzata con impostazioni di volta in volta diverse. Ad esempio, quando si devono correggere documenti piuttosto lunghi, molti utenti preferiscono stampare due pagine per foglio in modo da risparmiare carta. In numerose occasioni, poi, è utile stampare solo la selezione corrente, invece di tutto il documento.

Se sfruttate una varietà di configurazioni di output, già sapete quanto sia noioso dover definire ogni volta le opzioni corrispondenti. Fortunatamente, è una fatica che potete facilmente evitare: non dovrete fare altro che rendere accessibili le vostre impostazioni preferite tramite voci (richiamabili anche tramite scorciatoie di tastiera) di un menu personalizzato, come si vede in Figura 1.

		Figura 1: È facile creare in Word menu come quello visibile nella schermata, per richiamare all’istante macro in grado di automatizzare molte operazioni ripetitive.

Per ottenere questo risultato basta seguire una semplice procedura in due passi. Per prima cosa dovrete scrivere una macro per ciascuna delle vostre configurazioni di stampa. Poi dovrete creare un nuovo menu di Word e riempirlo con le macro appena realizzate. In queste pagine vi spiegheremo come fare; le istruzioni generali che vi daremo sono applicabili a tutte le versioni di Word, dalla 95 fino alla 2003 (quella che farà parte di Office XP, attualmente in stato di beta), anche se con piccole differenze tra una versione e l’altra. Per questo articolo abbiamo usato Word 2000, probabilmente la release attualmente più diffusa. Se usate una versione diversa e avete bisogno di aiuto riguardo a passi specifici della procedura, effettuate una ricerca nella guida in linea di Word usando i termini creazione macro oppure crea menu personalizzato.

Chi ben comincia…

Prima di creare le macro, assicuratevi che tutti i dispositivi di output che volete utilizzare siano pronti: accesi e - nel caso delle stampanti - con la carta inserita. È infatti una buona idea effettuare per prima cosa una stampa di prova, percorrendo a uno a uno i passi della procedura senza registrare la macro corrispondente.

		Figura 2: Le macro catturate con il registratore di Word possono essere poi rifinite tramite l’editor di Visual Basic for Applications. Ecco un esempio di codice: la macro si limita a modificare la stampante attiva ripristinando poi quella di default dopo la stampa.

Il Registratore Macro di Word memorizza infatti tutte le azioni che vengono compiute e le relative conseguenze, anche quelle che emergono per errore. La comparsa inaspettata della finestra che segnala l’esaurimento della carta vi obbligherebbe a ricominciare da capo la registrazione della macro.

Conviene anche avere a disposizione un documento adatto alle stampe di prova, da sfruttare durante le fasi di creazione e di test delle macro. Un documento ideale potrebbe essere lungo un paio di pagine e contenere una varietà di attributi per i font (grassetto, corsivo, un corpo piccolo e un corpo grande) in modo da far apprezzare il risultato ottenibile con font diversi in diverse configurazioni. Potreste anche voler inserire una foto e magari usare colori diversi per i vari elementi. Un suggerimento veloce: provate a digitare la funzione non documentata =rand (20,10) all’inizio di un documento vuoto e premete il tasto Invio. Vedrete comparire venti paragrafi, ciascuno composto da dieci ripetizioni dell’inizio dell’Iliade (Cantami o Diva del Pelide Achille l’ira funesta), ai quali potrete applicare a mano gli attributi di font preferiti.

Ipotizziamo che la vostra stampante di default sia una HP DeskJet 950C e che vogliate creare un’opzione ad accesso rapido per stampare su un altro dispositivo (ad esempio una HP LaserJet 4000), senza però modificare la stampante di default in modo da evitare sorprese al momento di usare il normale comando Stampa di Word. Ecco come fare.

Una volta aperto il documento di prova, scegliete la voce di menu File / Stampa (oppure premete Ctrl-Shift-F12) per richiamare la finestra di dialogo standard per la stampa. In questa finestra, selezionate HP LaserJet 4000 nella lista a discesa Nome, poi premete OK per stampare il documento. A questo punto aprite di nuovo la finestra di dialogo Stampa e annullate la modifica selezionando la stampante di default e premete infine OK.

Registrare le macro

Ora potete ripetere la procedura, questa volta però registrandola in una macro. Selezionate la voce di menu Strumenti / Macro / Registra Nuove Macro. Nella finestra di dialogo assegnate alla macro un nome breve e sufficientemente descrittivo (ad esempio LaserJet) poi fate clic sul pulsante OK. Tenete presente che i nomi delle macro hanno una lunghezza massima di 255 caratteri, devono cominciare con una lettera e non possono contenere spazi, punti fermi o caratteri speciali come !, @, &, $, o #. Word non perdona errori nei nomi delle macro, quindi cercate di usare denominazioni molto semplici per quelle che creerete.

Appena avrete fatto clic sulla voce di menu, comparirà una piccola finestra di dialogo con due pulsanti. Il pulsante di destra vi permetterà, se necessario, di mettere in pausa registrazione, mentre con quello di sinistra potrete arrestarla una volta completata la procedura. Ora registrate la vostra prima macro, senza dimenticarvi di premere alla fine il pulsante Interrompi registrazione. La prima volta che si usa il registratore di macro è facilissimo dimenticarsene, col risultato di creare una macro dal comportamento imprevedibile. Successivamente, fate una verifica finale selezionando la voce di menu Strumenti / Macro / Macro (oppure premendo Alt-F8), facendo clic sul nome della macro appena creata e premendo il pulsante Esegui. Se avrete seguito correttamente la procedura, il documento verrà stampato sul dispositivo desiderato e al termine verrà ripristinata la stampante di default (per esserne definitivamente sicuri, vi consigliamo di effettuare una seconda stampa usando il comando standard di Word). Le macro per le altre configurazioni possono essere create nello stesso modo.

Per stampare su un dispositivo fax o per indirizzare il documento a un destinatario di posta potete seguire lo stesso metodo, a patto che il fax o il client di posta elettronica siano presenti nella lista a discesa Nome sopra citata. Diversamente, usate il comando File / Invia a. e controllate se la sua lista comprende Destinatario Posta e Fax. In caso positivo potrete creare una macro adatta allo scopo, anche se non è detto che ne valga la pena: nella maggioranza conviene usare direttamente il comando File / Invia a…

Un menu personalizzato

Per creare un menu in cui raccogliere le macro create, selezionate Strumenti / Personalizza / Comandi. Verso il fondo della lista Categorie, sul lato sinistro della finestra di dialogo, scegliete la voce Nuovo Menu. Nel riquadro a destra comparirà un’etichetta con questo stesso nome: trascinatela con il mouse sulla barra dei menu, nel punto dove volete collocarla.

		Figura 3: Per creare un nuovo menu è sufficiente trascinare sulla barra dei menu di Word l’etichetta visibile nel riquadro di destra della finestra Personalizza.

Per rinominare il menu, fate clic con il tasto destro del mouse sopra di esso e digitate il nome desiderato - ad esempio Stampanti - nella casella Nome. Per poter richiamare il menu anche con la scorciatoia da tastiera Alt - P (la scorciatoia Alt - S è già usata dal menu Strumenti), inserite nel nome il carattere “&”, in questo modo: Stam&panti. Aggiungere al menu le voci necessarie per richiamare le macro create in precedenza è altrettanto facile. Richiamate nuovamente Strumenti / Personalizza / Comandi ma questa volta selezionate Macro invece di Nuovo menu. Poi localizzate i nomi delle macro opportune nel riquadro a destra e trascinateli sul menu Stampanti.

La prima macro che trascinerete con il mouse farà comparire sotto al nome Stampanti un piccolo riquadro grigio: rilasciate il mouse proprio sopra di esso. Trascinate poi le macro successive sul nome del menu e disponetele nella posizione che riterrete più opportuna all’interno della lista a discesa: una linea nera orizzontale vi mostrerà dove verrà inserita la macro al rilascio del pulsante del mouse. Anche le voci corrispondenti alle macro possono rinominate, proprio come il menu principale (assicuratevi che sia aperta la finestra di dialogo Personalizza). Usando il carattere “&” è possibile assegnare a ciascuna voce una scorciatoia da tastiera.

Sia il menu sia le sue voci possono essere modificate in qualsiasi momento tramite Strumenti / Personalizza. Per eliminare un elemento, è sufficiente trascinarlo con il mouse in un punto qualsiasi dell’area di lavoro di Word che non sia un menu o una barra degli strumenti. Usando il mouse è anche possibile modificare l’ordine delle voci all’interno del menu.

La tecnica che abbiamo visto naturalmente può essere sfruttata anche per altri usi: con un po’ d’immaginazione, potrete creare comodi menu contenenti macro in grado di velocizzare praticamente qualsiasi operazione di cui è capace Word.

Un’avvertenza finale: il registratore di macro di Word può catturare solo le azioni svolte all’interno del programma stesso. Di conseguenza, è impossibile registrare macro di Word capaci di impostare caratteristiche che sono controllate direttamente dal driver della stampante (un caso tipico è l’attivazione della stampa fronte/retro). Per riuscirci è necessario ricorrere a strumenti di terze parti in grado di definire macro che possano operare a livello di sistema operativo, come Macro Espress di Software Solutions (www.wintools.com).