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Microsoft Word

Scritto da Daniele Marino

Editing a più finestre di un solo documento
Una caratteristica molto utile (nonché una delle meno conosciute) di Word è la possibilità di modificare due diversi punti di un singolo documento all’interno della medesima finestra. Bisogna iniziare dividendo la finestra di editing in due pannelli, utilizzando la voce Dividi del menu Finestra o trascinando la piccola maniglia che si trova appena sopra la barra di scorrimento verticale. A questo punto in ciascuna delle due parti è possibile spostarsi in punti differenti del documento, ad esempio per assicurarsi che le espressioni utilizzate in due brani del testo siano coerenti tra loro. Per spostare il cursore e il focus dell’applicazione tra un pannello e l’altro basta un clic del mouse o la pressione del tasto F6.

Per chiudere il secondo riquadro e tornare alla normale modalità di editing a finestra singola è sufficiente utilizzare il comando Rimuovi divisione (che si trova esattamente al posto del comando Dividi usato in precedenza) o utilizzare il mouse per nascondere nuovamente in cima alla finestra del programma la barra di separazione tra i riquadri.

Più criteri per la navigazione nei documenti
Per spostarsi all’interno di un documento con Word ci sono vari metodi. Si possono usare i tasti direzionali, i pulsanti Pagina Su e Pagina Giù, la rotella del mouse o la barra di scorrimento verticale. Appena sotto quest’ultima, ci sono tre pulsanti: due doppie frecce (un paio rivolto verso l’alto, uno verso il basso) e un pulsante caratterizzato da un’icona rotonda. Questi tre pulsanti servono a navigare nel documento secondo determinati criteri, che si possono indicare facendo clic sull’icona rotonda. In questo modo appare a video una piccola finestra con dodici nuovi pulsanti: essi permettono nell’ordine di sfogliare il documento per campi, note di chiusura, commenti, sezioni, tabelle, pagine e via dicendo. Una volta selezionato il criterio di ricerca, si possono utilizzare le due doppie frecce per spostarsi in avanti e all’indietro alla ricerca del tipo di elementi prescelto. Tra gli strumenti disponibili in questo modo ci sono anche le finestre di ricerca e sostituzione del testo. Le doppie frecce cambiano colore a seconda del criterio di navigazione selezionato: nero se si sta sfogliando il file pagina per pagina, blu se si sta utilizzando un qualunque altro criterio.

Avviare Word con l’ultimo file aperto
Lavorando con Word, così come con molti anche programmi, capita spesso di aprire il medesimo documento per molte volte consecutive, specie se è lungo e complesso. Può quindi essere utile creare un nuovo shortcut, che lanci Word e apra automaticamente al suo interno l’ultimo documento utilizzato. Per fare ciò è necessario innanzitutto creare un nuovo collegamento al programma sul desktop o nel menu Start. Per cominciare bisogna individuare il file Winword.exe, il programma eseguibile: lo strumento da utilizzare è la finestra di ricerca, disponibile nel menu Start. Individuato il programma, bisogna trascinarlo (utilizzando il tasto destro del mouse) nella posizione in cui si desidera il link e selezionare, nel menu che appare, la voce Crea collegamento. È bene rinominare quest’ultimo (utilizzando il tasto F2), ad esempio in L’ultimo documento Word. A questo punto il collegamento va modificato, cliccando su di esso con il tasto destro e selezionando la voce Proprietà. All’interno della finestra che compare a video, nella scheda Collegamento, bisogna aggiungere alla stringa presente in Destinazione uno spazio e l’espressione “/mFile1” (senza virgolette). A questo punto basta cliccare sul pulsante Ok: un doppio clic sull’icona appena creata aprirà così Word con l’ultimo file modificato (quello cioè che, nel menu File, compare in cima alla lista dei file recenti). Da testo formattato a semplice, durante l’editing…
A volte mentre si digita del testo in Word capita di vedere i caratteri assumere una formattazione non prevista, magari dopo azioni semplici come l’eliminazione di un paragrafo o semplicemente per aver premuto inavvertitamente una combinazione di tasti riconosciuta dal programma. Per eliminare tutta la formattazione da una porzione di testo, facendola tornare allo stile Normale, è sufficiente selezionare il testo in questione e premere la combinazione di tasti Ctrl-Spazio.

…e nella copia dagli appunti
Quando si incolla in un documento Word testo formattato - copiato anche da un’altra applicazione - il programma cerca di ricreare nella pagina l’esatto aspetto di caratteri e paragrafi. Per evitare ciò in Word 2000 o precedenti era necessario incollare il testo con il comando Incolla speciale del menu Modifica. Word 2002 offre invece un comodo Smart tag per incollare il testo senza formattazione: una volta incollato il brano dagli appunti basta spostarsi sulla piccola icona che appare alla posizione del cursore, cliccare su di essa e selezionare la voce Mantieni solo il testo. Chi ha dimestichezza con l’automazione di Word può anche creare una macro e assegnarle un tasto di scelta rapida (attraverso il comando Personalizza del menu Tastiera). La finestra di gestione delle macro si richiama con la combinazione di tasti Alt-F8, e nella procedura da creare deve essere presente la riga:

Selection.PasteAndFormat
(wdFormatPlainText).

Il comando creato in questo modo corrisponderà a tutti gli effetti all’inserimento del testo non formattato contenuto negli appunti.

Conteggio delle parole con Word 2002
La funzione di conteggio delle parole, dei caratteri e via dicendo, è presente fin dalle prime release di Word. Con Word 2002 è però stata aggiunta al programma una toolbar specifica, chiamata Conteggio parole, che permette di vedere in modo rapido (anche se non in tempo reale: è pur sempre necessario premere il pulsante Riconteggia per aggiornare le statistiche) informazioni come il numero di caratteri, di parole, di paragrafi e di pagine finora scritti. Per attivare Conteggio parole è sufficiente fare clic con il tasto destro su una qualunque barra di strumenti a video, quindi selezionare la voce corrispondente nel menu che appare in questo modo. Uno shortcut non documentato permette inoltre di richiamare la finestrella delle statistiche con la pressione dei tasti Ctrl-Maiusc-G.

Caratteri accentati per tutti
Nelle tastiere italiane sono presenti tasti dedicati alle lettere accentate più spesso utilizzate nella nostra lingua.

Ci sono però molti caratteri che per forza di cose non trovano posto nei 104 tasti: in particolare le vocali - molto utili specie se si scrivono testi in lingue straniere - con umlaut o dieresi, o anche semplicemente quelle con accento acuto o circonflesso. Per questo il programma offre alcuni comodi shortcut:

Accento acuto	á é í ó ú	Ctrl - ‘ quindi la lettera
Accento circonflesso	â ê î ô û	Ctrl - ^ quindi la lettera
Umlaut/Dieresi	ä ë ï ö ü	Ctrl - : quindi la lettera

Da maiuscole a minuscole (e viceversa)
Per trasformare i caratteri maiuscoli in caratteri minuscoli e viceversa esiste un apposito comando nel menu Formato. Lo shortcut Maiusc-F3 permette però di effettuare tale operazione in modo pressoché identico ma molto più rapidamente. Questa scorciatoia da tastiera effettua un ciclo tra le diverse formattazioni e non effettua in realtà tutte le trasformazioni che il comando del menu Formato prevede, ma solo le principali: tutto maiuscolo, tutto minuscolo e testo minuscolo con iniziali maiuscole.

Ricerche più rapide
In molte applicazioni Windows il tasto F3 viene utilizzato per ripetere l’ultimo comando di ricerca nel testo. Probabilmente molti utenti Word hanno provato ad utilizzare tale shortcut rimanendo delusi. In realtà il programma prevede un simile comando, che però è associato alla combinazione di tasti Maiusc-F4. Il nostro consiglio è però, data la grande possibilità di configurazione che offre Word, quello di riassegnare a tale funzione il tasto F3 (in origine associato all’inserimento di voci di glossario), passando dal comando Personalizza del menu Strumenti e quindi cliccando sul pulsante Tastiera.

Inserimento intelligente: elenchi puntati e numerati
Durante l’inserimento del testo il word processor Microsoft cerca di interpretare ciò che l’utente sta cercando di scrivere e formatta di conseguenza il testo. Un esempio di tale categoria di formattazioni automatiche riguarda la creazione di elenchi puntati e numerati: se si inizia una riga con un elemento che può in qualche modo richiamare un punto di un elenco (come un “>” o un “1.”), seguito da uno spazio o una tabulazione, Word interpreta quanto digitato come l’inizio di una lista, e alla pressione del tasto Invio presenta automaticamente il punto successivo. Per organizzare l’elenco con una struttura definita, i tasti da utilizzare sono Tab (per rientrare di un livello) e Maiusc-Tab (per salire di un livello). Per terminare l’elenco basta premere il tasto Invio due volte consecutivamente.

Inserimento intelligente: linee orizzontali
Tra i metodi di editing intelligente offerti da Word, alcuni sono dedicati all’inserimento manuale di linee ed elementi di separazione del testo. Ad esempio, se si inseriscono in una riga nuova una serie di trattini (-) o di underscore () seguiti da un invio, Word li trasforma istantaneamente in una riga orizzontale. Se al posto dei trattini si utilizzano dei segni di uguale (=), la riga inserita risulta doppia, mentre gli asterischi (*) diventano una linea spessa e tratteggiata.

Inserimento intelligente: le tabelle
Tra le formattazioni automatiche del testo un posto d’onore è sicuramente da riservare alla creazione delle tabelle. Per inserire una nuova tabella nel testo basta utilizzare i simboli più (+) e trattino (-): se si inizia una riga con un più, seguito da una serie di trattini, seguiti da un altro più (e via dicendo), Word crea una tabella che ha al posto dei più le linee di separazione tra le colonne. Una volta digitato il testo nella prima riga è inoltre possibile creare una nuova riga semplicemente premendo a ripetizione il tasto Tab. Inserimento intelligente (ma non troppo)
Word, si è detto, cerca di interpretare in modo intelligente quanto inserito da chi scrive, e ci riesce a volte sin troppo bene. A volte trasformazioni come quelle descritte nei suggerimenti precedenti scattano anche in momenti non desiderati, e in qualche caso gli elementi grafici inseriti da Word risultano davvero difficili (se non impossibili: Word non è del tutto esente da bug) da eliminare. In caso di un errore simile è bene annullare immediatamente la creazione della riga con il comando Annulla (Ctrl-Z). In Word 2002 è stato introdotto allo scopo anche un apposito Smart tag, che permette di annullare la conversione appena effettuata o di disattivare permanentemente la funzione.

Semplici calcoli nelle tabelle
Le tabelle di Word non sono versatili come veri fogli di calcolo, ma permettono comunque di effettuare qualche semplice calcolo tra le celle. Ad esempio, per sommare tutti i numeri di una riga, bisogna riempire di valori tutte le celle (tranne l’ultima colonna), evidenziare l’ultima sulla destra e selezionare la voce Formula del menu Tabella. Word propone in questo modo la formula =SUM(LEFT), che è poi quella necessaria in questa occasione. Il programma analizza la tabella e cerca di capire quale operazione si intenda compiere: se si inseriscono più valori in una colonna, e nella cella più in basso si inserisce una formula, Word propone =SUM(ABOVE), che somma tutti i valori che si trovano al di sopra della cella stessa. Si possono anche inserire calcoli simili a quelli dei fogli di calcolo, come =A1+B2 o simili: anche se gli identificatori di colonne e righe non sono visibili, è sottointeso che le lettere indichino le colonne ed i numeri le righe, esattamente come in Excel. Per aggiornare una formula bisogna selezionare la cella con la formula e premere F9; in alternativa, per aggiornare tutte le formule nella tabella, basta selezionare quest’ultima e premere F9 solo una volta per tutte le celle.

Modelli con immagine di anteprima
I modelli di Word non sono sfruttati a dovere da tutti coloro che utilizzano quotidianamente tale programma. L’idea alla base dei modelli è quella di permettere il riutilizzo di documenti standard, come griglie per fax e memo. Realizzare template personalizzati e adatti ai propri scopi è un’operazione banale: basta creare un nuovo documento, aggiungervi tutti gli elementi (grafici e non) che si desiderano nel documento standard e salvare il file non in formato .doc ma in formato .dot (document template, modello di documento). Per questo bisogna selezionare la voce Modello di documento all’interno della finestra di salvataggio, nella casella Tipo file; non è nemmeno necessario preoccuparsi della posizione di salvataggio, in quanto Word seleziona automaticamente la cartella predefinita per i modelli. Prima di procedere al salvataggio è però bene selezionare la casella Salva anteprima immagine nella finestra Proprietà del documento (si raggiunge direttamente dal menu File). In questo modo assieme al modello viene salvata un’immagine in miniatura della sua prima pagina, che Word mostra quando - con il comando Nuovo del menu File - si seleziona il modello per la creazione di un nuovo documento.

Cartelle separate per documenti e modelli
Esistono vari metodi per cambiare la posizione in cui le applicazioni salvano per default i propri documenti. Word permette di modificare in modo molto rapido la cartella predefinita per i documenti - che può essere differente dalla cartella Documenti del sistema operativo - e assieme ad essa anche le directory per i modelli personalizzati, per i dizionari e via dicendo. Tutte le opzioni di configurazione si raggiungono dalla scheda Directory predefinite nella finestra delle opzioni del programma, da richiamare dal menu Strumenti. Dizionari condivisi tra utenti e applicazioni
I dizionari personalizzati di Word (e più in generale di Microsoft Office) non sono altro che file di testo con estensione .dic formattati in modo molto semplice, un termine per riga. All’interno di un piccolo ufficio può quindi essere comodo creare un unico dizionario per tutti i computer, contenente tutti i nomi e i termini utilizzati più di frequente, e posizionarlo su un disco di rete. Per aggiungere il dizionario a Word basta aprire la finestra delle Opzioni, quindi spostarsi alla scheda Ortografia e grammatica e premere il pulsante Dizionari personalizzati. Nella finestra che si apre è quindi necessario cliccare su Aggiungi e selezionare il dizionario dalla rete.

È inoltre possibile fare in modo che il dizionario si aggiorni automaticamente se su ogni Pc il file condiviso viene impostato come dizionario predefinito (basta selezionarlo e cliccare su Cambia predefinito) tutti i nuovi termini aggiunti vengono scritti al suo interno, entrando così a far parte del dizionario comune.

Estrarre immagini dai documenti Word
Inserire un’immagine all’interno di un documento Word è un’operazione assolutamente immediata: basta un semplice drag and drop dell’immagine all’interno della pagina. Non altrettanto immediato è purtroppo estrarre le immagini dal file stesso in un secondo momento: non esistono comandi diretti per il salvataggio degli elementi, e anche i tentativi più fantasiosi sembrano destinati fallire.

In realtà c’è un metodo molto semplice, che permette di riottenere i file di partenza (che Word fortunatamente salva nel documento nel loro formato originale): basta salvare il testo sotto forma di pagina Web. Il comando si trova nel menu File. In questo modo Word crea un documento Html e una cartella, in cui inserisce tutte le immagini collegate alla pagina. Basta perciò aprire la cartella (che ha lo stesso nome del file Html, ma con il suffisso file) per avere a portata di mouse tutte le immagini presenti del documento alle loro dimensioni originali.

Rimuovere F1 dagli shortcut
In tutte le applicazioni Windows il tasto F1 è associato alla guida on-line. A chi utilizza spesso le scorciatoie da tastiera può quindi capitare di premere per sbaglio tale tasto e di veder partire con un certo disappunto - di solito con tempi di attesa di diversi secondi - l’help. In applicazioni come Word, che permettono di personalizzare a fondo gli shortcut da tastiera, è possibile disattivare il tasto F1, in modo da evitare l’avvio accidentale della guida.
Per questo bisogna cliccare sulla barra dei menu con il tasto destro e selezionare la voce Personalizza, quindi cliccare sul pulsante Personalizza e successivamente sulla categoria Finestra e Guida.

A questo punto basta selezionare il comando Guida, evidenziare F1 nella casella delle combinazioni correnti e infine cliccare il pulsante Rimuovi.

Per aprire l’help on-line a questo punto è necessario passare per il menu rappresentato dal punto interrogativo.

Un elenco degli shortcut
Le combinazioni di scelta rapida da tastiera riconosciute da Word sono davvero molto numerose, e non basta certo leggere le indicazioni dei menu per conoscerle tutte.

Un modo rapido per conoscere le assegnazioni degli shortcut ai vari comandi è aprire la finestra di personalizzazione della tastiera (descritta nel suggerimento precedente) e andare a cercare uno per uno i comandi più utilizzati, per verificare l’esistenza di shortcut predefiniti o per crearne di personalizzati.