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PaperPort 9 raddoppia e passa al formato Pdf

Scritto da Daniele Marino

Il software di gestione dei documenti prodotto Scansoft abbraccia un formato aperto e affianca alla versione base una release Office più indicata per l’ufficio.

PaperPort è un software per la gestione dei documenti in formato elettronico, siano essi immagini, testi e fogli di calcolo realizzati con le applicazioni di Microsoft Office o pagine importate direttamente con uno scanner. PaperPort offre funzioni per la catalogazione e l’indicizzazione dei documenti, e permette di eliminare un po’ di carta dagli studi e dagli uffici dei suoi utenti. Nella recensione della release 8, (pubblicata sul numero 130 di PC Professionale) avevamo apprezzato le notevoli qualità del programma, riscontrando però due limiti: la gestione poco agevole delle pagine Web salvate su disco e l’utilizzo di un formato proprietario e poco versatile per il salvataggio dei documenti creati.

In passato, il formato nativo di PaperPort era il cosiddetto Max (nome che deriva dall’estensione .max utilizzata): questo permetteva - e permette ancora: PaperPort 9 continua naturalmente a gestirlo senza problemi - di specificare per ogni documento una serie di informazioni aggiuntive utili durante la creazione degli indici, come l’autore, l’argomento, eventuali parole chiave e così via.

Il formato .max non ha però di fatto avuto diffusione al di fuori del programma, e a meno di disporre di una copia di PaperPort su tutti i computer utilizzati (e su quelli delle persone con cui si lavora) o quantomeno del viewer gratuito scaricabile dal sito ScanSoft, la sua scelta si rivela presto poco oculata. Con questa nuova versione ScanSoft ha deciso quindi di adottare il Pdf - standard sempre più universale per la creazione di documenti elettronici - come nuovo formato nativo dell’applicazione, che va ad affiancarsi al vecchio Max. L’affiancamento non è in verità ancora perfetto, e alcune funzioni di indicizzazione e ricerca hanno vita più facile se utilizzate su file con il vecchio formato, ma la strada è sicuramente quella giusta. PaperPort Pro 9 Office può salvare in formato Pdf i documenti acquisiti tramite scanner, ma anche i file creati con altre applicazioni supportate dal programma, a partire da Microsoft Office. Per chi non ha bisogno di tutte le feature avanzate offerte da Adobe Acrobat si tratta di un’ottima alternativa: i file Pdf creati con PaperPort non sono semplici immagini, ma contengono il testo dei documenti originali, riconosciuto tramite il motore Ocr di TextBridge Pro Millennium (integrato nell’applicazione).

		L’interfaccia di PaperPort Pro 9 Office è simile a come era in passato: sulla sinistra viene visualizzato un albero di cartelle (memorizzate tra i documenti dell’utente), sulla destra le miniature dei file contenuti nella directory corrente.

L’Ocr ha purtroppo qualche problema nella lettura di documenti di una certa complessità; PaperPort può comunque comunicare con i pacchetti Ocr completi ScanSoft e installati sul Pc - ad esempio OmniPage, in grado di fornire un riconoscimento dei documenti di più alto livello. Come tradizione per i programmi che creano documenti Pdf a partire dalle normali applicazioni Windows, il metodo usato è quello del driver di stampa virtuale: tra le stampanti fa cioè la sua apparizione Paperport PDF, vale a dire un driver che - se utilizzato - non attiva nessuna stampante reale ma permette di scrivere su disco il file.

I file Pdf si possono non solo creare, a partire da documenti elettronici o cartacei, ma anche modificare tramite gli strumenti di ritocco, validi anche per le comuni immagini: è possibile ad esempio inserire Post-it virtuali nelle pagine, evidenziare blocchi di testo e apporre timbri sui documenti. Ci sono anche diverse procedure automatiche che consentono, ad esempio, di migliorare per ogni immagine i valori di luminosità e contrasto, piuttosto che la nitidezza o l’orientamento della pagina. Più utile per il ritocco delle foto è invece la rimozione dell’effetto “occhi rossi”, ormai disponibile in tutti i programmi di editing fotografico di tipo consumer. Alcune operazioni automatiche - tra cui l’utile Miglioramento automatico - si possono ora utilizzare in modalità batch su più immagini memorizzate all’interno della medesima cartella.

		L’utilizzo del formato Pdf come standard per il salvataggio dei file è senza dubbio la più interessante novità di questa release del programma. Anche se in alcuni frangenti il vecchio (e poco usato) formato Max offre ancora qualcosa in più all’interno di PaperPort, l’uso dei Pdf è di gran lunga preferibile specie in vista di una condivisione delle informazioni.

Se il problema dello scambio dei dati è stato risolto con l’introduzione del formato Pdf, non altrettanto si può dire dei difetti di gestione delle pagine Web. PaperPort dispone di uno strumento chiamato Cattura Web, che prende una pagina aperta nel browser e la trasforma in un file .max o .pdf, composto da un’immagine (una semplice istantanea della finestra stessa) a cui viene abbinato il testo presente nella pagina. Si tratta di un approccio dispendioso in termini di spazio e piuttosto scomodo, senza dubbio, ed è l’unico che permette al programma di utilizzare i consueti strumenti di annotazione anche sui documenti scaricati da Web.

Il programma può comunque importare pagine salvate direttamente da Internet Explorer con tanto di immagini (ma non nel formato a singolo file, con estensione .mht), anche se la formattazione dei documenti non viene preservata se non in minima parte. A seconda del tipo di lavoro che si svolge e del tipo di documenti con cui si tratta solitamente, tale limitazione può rivelarsi più o meno pesante. L’interfaccia generale del programma è rimasta sostanzialmente immutata rispetto alla versione 8: il desktop di PaperPort rappresenta ancora i documenti sotto forma di piccole miniature (nel caso di formati di file riconosciuti) o di icone. La struttura delle directory riportata sulla parte sinistra dello schermo corrisponde realmente a un gruppo di cartelle che il programma crea all’interno della directory Documenti dell’utente.

Rispetto al passato un miglioramento c’è ad esempio nelle funzioni di ritrovamento dei dati: attraverso l’indicizzazione automatica di SimpleSearch le ricerche ora si possono condurre in modo più preciso, restringendo il raggio d’azione a singoli campi di informazioni - che devono essere compilati in modo diligente e preciso al momento del salvataggio, per poter risultare davvero utili. Tra le migliorie della versione 9 ci sono il supporto alla scansione di più pagine in un’unica passata e la certificazione per l’uso con Windows XP e Office XP (ma al momento non con Office 2003, i cui nuovi formati di file basati su Xml non sono ancora supportati direttamente).

Tra le funzioni accessorie di PaperPort segnaliamo infine il riempimento automatico (tramite FormTyper) dei moduli elettronici, il trasferimento dei dati via Ftp, la pubblicazione automatica di pagine Web contenenti una o più immagini e la condivisione dei documenti online: quest’ultima prevede l’uso del servizio PaperPort Online, che offre agli utenti PaperPort la possibilità di salvare i propri documenti su un server remoto normalmente accessibile via Web.

Per finire, segnaliamo che PaperPort 9 è disponibile anche in versione Deluxe, che costa 99 euro anziché 199 e presenta limitazioni tutto sommato trascurabili per l’utenza consumer: non supporta le fotocopiatrici digitali di rete come dispositivi di input, non installa il driver virtuale per la creazione di Pdf da applicazioni qualsiasi, non permette di aggiungere parole chiave ai Pdf creati al di fuori del programma e poco altro ancora.


PaperPort Pro 9 Office
Euro 199,00 Iva inclusa

Produttore: ScanSoft Italia, Palazzo Sirio Scala 2, Via Colleoni 9, 20041 Agrate Brianza (MI); tel. 031-480.871; fax 031-483.383.

PRO
Utilizza il formato Pdf in modo nativo
Funzioni di ricerca rapide e dettagliate
Funzioni migliorate per il passaggio dalla carta al documento elettronico

CONTRO
Alcune funzioni sono ancora ristrette al vecchio formato Max
Gestione scarsa del salvataggio delle pagine Web