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Collaborare con Office 2003

Scritto da Maurizio Bergami

Le funzioni di collaborazione sono uno dei principali punti di forza del nuovo Office. Ma per usarle al meglio è indispensabile disporre di un sistema Windows Server 2003

Microsoft si è resa conto che oggi sono pochi i documenti davvero importanti che vengono prodotti da un’unica persona, quindi in Office 2003 ha migliorato sostanzialmente gli strumenti di collaborazione - molti dei quali sono alla base della trasformazione da semplice suite a sistema.

Il nuovo nome della famiglia infatti è Office System 2003, e si tratta di un ambiente che va oltre il lato client. Anche se non bisogna installare nessun componente aggiuntivo per sfruttare i meccanismi di collaborazione previsti da Office 2003, è comunque necessario disporre di una delle due soluzioni Microsoft per la creazione di portali intranet: Windows SharePoint Services (fornito gratuitamente con Windows Server 2003) o Windows SharePoint Portal Server (un prodotto separato che si rivolge alle aziende medie e grandi).

Entrambe le soluzioni SharePoint consentono di creare aree di lavoro (workspace) accessibili tramite browser e centrati su uno o più documenti. Ogni workspace può contenere un insieme di membri, ciascuno con diritti specifici di accesso alle librerie di file, ai calendari di gruppo, alle liste di attività e ai link Web.

Gli utenti di Office 2003 non devono lanciare il browser ogni volta che hanno bisogno di lavorare su un documento memorizzato all’interno di un’area di lavoro. Word, Excel e PowerPoint ora contengono infatti un riquadro laterale denominato Area di lavoro condivisa, da cui è possibile creare nuovi workspace oppure accedere a una libreria di documenti condivisi con il resto del team e lavorare in modo collaborativo all’interno della stessa interfaccia. Una comoda barra strumenti alla sommità del riquadro fornisce accesso agli altri membri del team, alle attività e ai documenti condivisi. Per invitare altri utenti a una sessione di lavoro comune si può usare la posta elettronica oppure sfruttare il supporto integrato per la messaggistica istantanea offerto dal Microsoft Live Communication Server 2003. Grazie alla messaggistica istantanea, i membri del tema possono contribuire in tempo reale a una discussione su un documento condiviso. E una funzionalità di lavagna elettronica permette di condividere, sempre in tempo reale, disegni e testo. SharePoint integra anche un meccanismo di controllo delle revisioni. Quando un utente apre un documento, il server impedisce agli altri membri di modificarlo consentendone solo la lettura. Un’altra opzione permette al team di ricevere in automatico il documento aggiornato, quando vengono apportate modifiche. Una straordinaria nuova funzione consente poi ai membri del team di visualizzare e intervenire contemporaneamente sullo stesso documento, come se si trovassero in un meeting virtuale, a patto che i loro sistemi siano opportunamente configurati. Per evitare conflitti, il cursore del mouse rimane visibile solo all’utente che in quel momento sta apportando una modifica. Una volta salvate le correzioni, il documento viene automaticamente aggiornato sul server SharePoint principale.

		Grazie a un buon corredo di wizard e template predefiniti è molto facile allestire un portale con SharePoint Services.

In generale, l’ambiente è molto intuitivo e permette di lavorare con gli altri componenti del team rimanendo all’interno dell’ormai familiare interfaccia di applicazioni quali Word ed Excel. Il riquadro Area di lavoro condivisa consente di localizzare rapidamente le funzioni di collaborazione, lasciando la zona principale del programma libera per le operazioni standard di visualizzazione e di modifica.Per evitare che i documenti condivisi finiscano nelle mani sbagliate, questa versione di Office è corredata di un meccanismo Irm (Information Rights Management), una sosta di sistema di protezione dalla copia e dall’accesso non autorizzato applicato ai documenti invece che ai programmi.

Per gli utenti che usano una precedente versione della suite, e quindi non dispongono del componente Irm, Microsoft ha previsto un servizio di autenticazione in hosting basato su Passport. Questa nuova funzione è accessibile tramite il menu File di ciascuna applicazione oppure direttamente nell’area di lavoro condivisa, e permette di marcare i documenti in modo che risultino accessibili solo ad alcuni utenti oppure non ne sia consentita la distribuzione. Abbiamo marcato un budget realizzato con Excel in modo da renderlo accessibile solo ad utenti specifici, e in effetti non è stato possibile visualizzarlo al di fuori del nostro gruppo simulato di manager. Un esame diretto del file, a livello di byte, ha permesso di verificare che il documento era stato effettivamente cifrato. Grazie all’uso di chiavi digitali per stabilire una corrispondenza tra i contenuti e gli utenti abilitati all’accesso, Office 2003 aiuta a difendere la proprietà intellettuale delle aziende. Il nuovo meccanismo di controllo lascia intravedere di sfuggita i piani di Microsoft per il trusted computing, che bloccherà programmi e contenuti (anche se a livello di sistema operativo) in base all’identità digitale degli utenti. Anche Outlook 2003 è migliorato sostanzialmente dal punto di vista del lavoro collaborativo.

		Il riquadro laterale Shared Workspace (Area di lavoro condivisa) permette di collaborare facilmente con gli altri membri di un gruppo di lavoro.

Ogni volta che si allega un file a un messaggio, Outlook propone come alternativa l’inserimento in un’area di lavoro condivisa di SharePoint. Ciò rende più facile ai destinatari lavorare insieme su quel documento. In aggiunta, le funzionalità di calendario e pianificazione sono state significativamente potenziate. Abbiamo apprezzato la possibilità di visualizzare due calendari affiancati, che ci ha permesso di confrontare le nostre date libere con quelle di un altro componente del team.

Anche se gli utenti già nelle precedenti versioni di Office potevano in qualche modo stabilire insieme le date di una riunione, nulla è più efficace del riuscire vedere l’intera pianificazione giornaliera di un’altra persona per capire quali siano la data e l’ora più indicate. Sono anche disponibili calendari per l’intero team, che permettono di visualizzare gli appuntamenti futuri di tutti i membri del gruppo. Dato che le migliori funzioni collaborative di Office 2003 sono strettamente legate a SharePoint, abbiamo voluto assicurarci che non fosse troppo complicato installare e mettere in attività questo componente. Per fortuna, il setup di SharePoint è davvero semplice se confrontato con quello dei tradizionali prodotti per la creazione di portali. SharePoint sia ppoggia sulle fondamenta di IIS 6.0, il server Web fornito con Windows Server 2003. Per memorizzare i dati usa Microsoft Data Desktop Engine, fornito a corredo, e per le esigenze più spinte è possibile collegarlo invece a SQL Server. È stato molto facile allestire un server di SharePoint predefinito, contenente tutte le opzioni di base per la condivisione dei contenuti: librerie di documenti e immagini, elenchi di attività e così via. L’amministrazione degli utenti di un portale può essere un’attività assai impegnativa, e SharePoint raggiunge un buon compromesso tra granularità e facilità d’uso Nei test abbiamo usato gli strumenti standard di Active Directory per modellare un’organizzazione di 100 utenti suddivisi in dieci dipartimenti, con gruppi che parzialmente si sovrapponevano per alti dirigenti, direttori e così via.

SharePoint ci ha permesso di assegnare con grande facilità i ruoli di Lettore, Collaboratore, Designer e Amministratore tramite la sua interfaccia di gestione via Web, ottimamente rifinita. Questi ruoli permettono di controllare chi può consultare e modificare i contenuti, e sono esattamente quelli che servono per un portale di base anche se non permettono di implementare i flussi di lavoro altamente personalizzati, con possibilità di approvazione, consentiti dai portali più sofisticati. Uno degli aspetti più validi di SharePoint è il corredo di wizard per la creazione automatica di nuovi siti e di contenuti condivisi.

Alcuni dei nuovi tool di questo prodotto sono superiori a qualunque altra cosa vista finora nell’ambito dei sistemi di portalistica. Caricare materiale sul sito poi è una cosa facilissima. Oltre ad aggiungere contenuti dalle applicazioni Office, abbiamo caricato file di Word,Excel e PowerPoint, nonché collegamenti Web, lavorando direttamente all’interno di SharePoint. Ci ha colpito, in particolare, l’eccellente modulo per il caricamento e l’organizzazione di immagini, che può generare in automatico miniature e slide show.

SharePoint mette a disposizione degli utenti una serie di wizard che semplificano la creazione di nuovi mini-siti destinati a eventi specifici, come una riunione. Abbiamo simulato una riunione estesa a tutto il personale, e un incontro più ristretto riservato alla sola divisione vendite. SharePoint offre una varietà di template per le riunioni, da quelle informali a quelle con ordine del giorni. Gli utenti possono richiedere la notifica via posta elettronica (sia in tempo reale o ad orari predefiniti) in caso di variazioni ai contenuti del sito, quindi è facile rimanere sempre aggiornati sulle attività in corso. Si rivela molto utile anche il marcatore Novità, che compare accanto ai contenuti nuovi o appena modificati. Per quanto riguarda la personalizzazione dei siti, anche questa versione si affida alle Web Part che però sono state riprogettate in modo da supportare meglio l’Xml e i browser diversi da IE. SharePoint Portal Server è corredato da un numero di Web Part decisamente maggiore rispetto a SharePoint Services. Quelle fornite con SharePoint Services riguardano essenzialmente la presentazione di dati condivisi per Office. SharePoint espone le aree fondamentali della collaborazione in un’interfaccia familiare centrata sugli elementi chiave di Outlook quali i contatti, il calendario e le attività, supportando inoltre alcuni componenti di particolare utilità in ambito aziendale: gruppi di discussione, gestione semplificata dei contenuti e sondaggi on-line.

Quando si carica un documento sul portale è possibile indicarne la data dell’eventuale scadenza, inoltre SharePoint Services comprende una funzione di controllo delle versioni con cui è facile tenere traccia delle modifiche apportate durante il processo di revisione. Per poter implementare un processo di workflow che comprenda l’opzione delle approvazioni, tuttavia, probabilmente è necessario rivolgersi al più potente SharePoint Portal Server. Anche se la versione base di SharePoint permette di definire in modo chiaro i ruoli di lettore e collaboratore, il supporto per l’approvazione dei contenuti tramite una catena gerarchica - ad esempio in ambito editoriale o legale - che preveda diversi tipi di utenti è decisamente scarso. Le società più grandi avranno bisogno di SharePoint Portal Server 2003 per riuscire a integrare siti multipli e per ottenere una personalizzazione spinta delle nuove sezioni del portale.

SharePoint Portal Server prevede l’integrazione con BizTalk Server ed è corredato dei connettori per alcuni diffusi sistemi di Erp (Enterprise Resource Planning) tra cui Sap, PeopleSoft e Siebel, oltre che di una galleria di Web Part ben più ampia di quella di SharePoint Services. Altre caratteristiche della versione commerciale di SharePoint comprendono una funzione di ricerca sul testo completo più potente, la possibilità per gli utenti di creare Web page personali, e la capacità di definire e gestire più facilmente audience per i contenuti. Con il suo sistema di portalistica praticamente istantaneo, Office System 2003 facilità significativamente la gestione dei file condivisi e delle risorse di un team. Sfruttando i suoi efficaci wizard, i singoli gruppi di lavoro possono godere dei vantaggi derivanti dalla personalizzazione dei contenuti senza richiedere l’intervento dell’IT (a patto però che dipartimenti e utenti siano stati preliminarmente modellati con Active Directory). L’accoppiata Office/SharePoint consente ai normali utenti di costruire e gestire contenuti, aggiungendo rapidamente nuovi siti Web per progetti particolari.

Microsoft chiaramente ritiene che grazie a SharePoint gli utenti potranno accedere a una vasta parte delle funzionalità di Office tramite un semplice browser Web. Anche se l’intervento di personale specializzato rimane necessario per ottenere una personalizzazione più spinta, il portale creato di default offre già una piattaforma di collaborazione potente e permette a qualunque organizzazione, con un investimento iniziale minimo e senza gravare significativamente sulle risorse dell’IT, di condividere con facilità i documenti e i dati di Office nonché di generare avvisi e notifiche. In generale, SharePoint Services stabilisce un nuovo punto di riferimento nel settore dei portali di fascia bassa in quanto a facilità d’uso. Microsoft è riuscita a realizzare un ambiente rifinito ed efficace, che riesce a portare una vera possibilità di collaborazione alla portata di qualunque gruppo di lavoro in un tempo ridottissimo.