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Office 2003 per l’azienda

Scritto da Maurizio Bergami

Sotto la superficie Office è stato completamente rivoluzionato. La nuova infrastruttura basata sull’Xml promette di facilitare in modo drastico lo scambio e il riutilizzo dei dati.

Microsoft ritiene che Office 2003 possa diventare uno strumento molto diffuso per la semplificazione dei processi aziendali, grazie al suo supporto dell’Xml e dei servizi Web. La strategia di Microsoft in effetti è promettente, ma è necessario disporre di buone competenze interne in campo Xml per poterla sfruttare bene.

Secondo un recente rapporto di Gartner Research, oltre la metà delle aziende nordamericane intervistate pensano di effettuare investimenti nell’area dei servizi Web per le transazioni business-to-business nell’arco dei prossimi due anni. I servizi Web, che si basano su standard come Soap (Simple Object Access Protocol) e Wsdl (Web Services Description Language), permettono a computer e sistemi anche molto differenti di colloquiare tramite un linguaggio semplice da comprendere.

		InfoPath permette di creare moduli basati sull’Xml collegandosi ai database aziendali in modo diretto o tramite servizi Web.

Ma se è sempre più facile che i server, i database e i processi di un’azienda supportino l’Xml, troppi programmi di vecchio stampo creano ancora documenti non conformi, contenenti dati che non è per nulla facile portare nel mondo dell’Xml. Pensate per esempio a un budget creato in Excel o a una nota spese fatta con Word. I dati sono di fatto bloccati all’interno di questi documenti e non esiste un modo agevole per trasferirli verso gli altri sistemi che ne hanno bisogno. Con tutta probabilità, le singole note spese compilate a mano dai dipendenti finiranno per essere inserite di nuovo a mano sul sistema centrale.

Invece di intrappolare i dati aziendali all’interno di Word, Excel e Access, Office ora può memorizzare tali dati in forma nativa come Xml, il che implica la possibilità di spostarli facilmente verso altri sistemi e altre applicazioni. Con Office 2003 si può, ad esempio, definire una volta per tutte i formati standard da usare per i budget, e poi usare Excel per creare report da consumare successivamente tramite servizi Web in tutto l’ambiente aziendale.

Una nuova applicazione, InfoPath 2003 (fornita con la versione Professional Enterprise della suite), rende più agevole l’unione di database, Xml Schema e servizi Web. Questo programma permette di progettare e compilare moduli (form) e, rispettando le promesse dell’Xml, separa effettivamente i dati sottostanti dalla loro presentazione consentendo di visualizzarli e manipolarli nel modo più opportuno.

Per quanto riguarda la modalità di progettazione dei form, InfoPath 2003 risulterà familiare a chiunque abbia mai usato Visual Basic o un altro moderno ambiente di sviluppo.

		Acrobat è un altro eccellente tool per il progetto e la compilazione di form e offre una fedeltà perfetta sia a video sia in stampa. InfoPath tuttavia è più flessibile e permette di creare documenti che possono cambiare aspetto a seconda delle esigenze.

Abbiamo testato il programma usando dati campione provenienti dal nostro sistema di inventario usato per tenere traccia dei prodotti in prova e dei produttori. Per prima cosa ci siamo collegati a un database SQL Server 2000 (InfoPath supporta anche Access). La connessione ad altri database deve avvenire tramite servizi Web; svariati produttori, tra cui Oracle, già prevedono questa possibilità ma ci piacerebbe che InfoPath prevedesse anche collegamenti tramite Ole DB.

Una procedura guidata ci ha permesso di selezionare le tabelle e i campi da includere nel nostro modulo elettronico. Questo tool, paragonabile al designer di query presente in Excel in quanto a facilità d’uso, consente di procedere rapidamente con il mouse. La procedura non ha incontrato difficoltà con una singola tabella, ma al momento di gestire una relazione uno-a-molti, necessaria per tenere traccia dei documenti di accompagnamento e dei dettagli delle spedizioni, siamo stati costretti a una messa a punto manuale. Un’altra possibile sorgente per i nuovi form sono i file standard Xml Schema (che hanno l’estensione .xsd). Non abbiamo avuto alcun problema nell’importare un modulo creato con Microsoft Visual Studio .NET. Per finire, abbiamo provato a collegarci a svariati servizi Web, creati con C#, che simulavano delle procedure di elaborazione ordini per un negozio on-line.

I risultati sono stati contrastanti. Non c’è ancora identità di vedute su come debbano essere strutturati i servizi Web, ovvero se convenga prevedere l’uso di più chiamate in modo da passare ogni volta piccole quantità di dati o se sia preferibile usare un numero minore di chiamate trasferendo però blocchi di informazione più ampi. InfoPath in generale prevede il secondo approccio. Se i servizi Web che si vogliono utilizzare sono estremamente focalizzati (cioè se non prevedono il passaggio avanti e indietro di documenti Xml di grandi dimensioni) è il caso di riprogettarli. È un’operazione piuttosto semplice, ma è chiaro che mettere a punto le Api dei servizi Web coinvolti è un passo che è importante compiere prima di lanciarsi nel progetto di moduli con InfoPath.

Dal lato positivo, il wizard per i servizi Web permette all’utente di sfogliare le directory Uddi (Universal Description, Discovery and Integration) per localizzare i servizi Web disponibili e scegliere se spedire e/o ricevere chiamate Xml. In seguito, il wizard esamina il Wsdl (Web Services Description Language) e genera un modulo basato sulle proprietà dei servizi Web utilizzati. Di fatto InfoPath è in grado generare un modulo predefinito, completo di etichette e caselle di inserimento dati per tutti i campi previsti dal file. Esistono da anni utility per database e generatori di report che svolgono un lavoro analogo, ma InfoPath si rivolge all’utente business generico e non a un programmatore, e si comporta bene nel nascondere la complessità di tutta la procedura.

Esistono vari controlli, circa una dozzina, che possono essere inseriti in un modulo, dalle liste a discesa fino a quelli che permettono di creare sezioni ripetute (per esempio, i dettagli di un ordine). Questi ultimi si sono rilevati un po’ complicati da usare, ma alla fine siamo riusciti a generare un modulo personalizzato per le bolle di accompagnamento ottenendo la creazione automatica delle righe necessarie per ospitare l’elenco di tutti elementi della spedizione. Questo adattamento automatico è molto utile, dato che permette di ottimizzare la lunghezza del modulo in base al numero di dati che devono essere effettivamente inseriti. Abbiamo anche apprezzato il corredo di moduli predefiniti: InfoPath comprende oltre due dozzine di moduli campione, da usare direttamente o come base da personalizzare in accordo alle esigenze specifiche: richieste di ferie, ordine del giorno per riunioni, ordini di acquisto e molto altro ancora. All’interno di InfoPath, in generale, è molto facile personalizzare la posizione dei controlli ed impostarne le proprietà; in aggiunta è possibile definire regole di validazione per ciascun controllo. Gli utenti più esperti possono poi ricorrere a VBScript o JScript per un ulteriore livello di elaborazione.

Completato il form, InfoPath lo salva in un file Xml assegnandogli l’estensione .xsn. Una rapida occhiata al nostro modulo ha rivelato l’uso di XML Schema, compresi namespace e attributi (assieme allo schema memorizzato sul nostro Server SharePoint Services quando abbiamo pubblicato il modulo per metterlo a disposizione degli altri utenti). La libreria condivisa e gli spazi di lavoro per i team messi a disposizione da SharePoint rendono un gioco da ragazzi il riutilizzo dei moduli creati.

In modalità di inserimento dati InfoPath si trasforma in un’applicazione facilissima da usare. Tutti i campi data, ad esempio, sono corredati di un selettore che permette di impostare il giorno desiderato facendo clic con il mouse su un controllo standard di tipo calendario. Molto utile è anche la funzione di autocompletamento, che in parecchi casi velocizza sostanzialmente le operazioni di compilazione. I numeri di telefono e i codici di avviamento più utilizzati, ad esempio, grazie a questa funzione possono essere inseriti in un attimo e senza il rischio di errori. Nelle nostre prove InfoPath si è rivelato un tool di inserimento dati davvero valido. Con un po’ di sforzo aggiuntivo (che inevitabilmente richiederà l’intervento del reparto IT) è possibile consentire agli utenti di modificare i dati Xml direttamente all’interno delle applicazioni a loro più familiari, come Word ed Excel. Per usare i moduli di InfoPath all’interno di Word bisogna creare in Microsoft FrontPage un file Xlst, capace di applicare una formattazione visuale all’Xml grezzo. Senza un file di questo tipo tutto ciò che si può fare è intervenire direttamente sull’Xml, che verrà visualizzato completo di marcatori.

In Excel invece è possibile importare l’Xml grezzo in una serie di righe del foglio di lavoro. Crediamo che lo strumento preferenziale per l’inserimento dei dati rimarrà InfoPath, ma la possibilità di usare gli altri programmi della suite può rivelarsi molto utile in varie situazioni, a dispetto del tempo necessario per impostare correttamente i programmi. Ad esempio, Word è senza dubbio l’ambiente ideale per lavorare su un report, così come Excel lo è per un budget. Come strumento per il progetto e la compilazione di form, InfoPath trova un concorrente in Adobe Acrobat. Al pari di InfoPath, anche Acrobat permette di realizzare form “intelligenti” che l’utente può poi completare e l’ultima versione di questo programma consente di utilizzare Xml personalizzato. Adobe sta poi per rilasciare un software per la progettazione di form con cui conta di competere direttamente con InfoPath. A differenza di quelli creati con Acrobat, i moduli di InfoPath non sono repliche esatte, pixel per pixel, delle controparti cartacee. E bisogna anche considerare che Adobe Reader, essendo gratuito e multipiattaforma, gode di una diffusione che InfoPath non può certo pensare di raggiungere in tempi ragionevoli. Ci piacerebbe che Microsoft rilasciasse una versione gratuita o molto economica del prodotto, priva dei tool di progettazione e da usare solo per la compilazione dei moduli. Fino a quando InfoPath non sarà capillarmente diffuso, non pensiamo che possa realisticamente essere usato in ambito multiaziendale o per moduli rivolti al grande pubblico (come una richiesta di prestito o la dichiarazione dei redditi).

Per i documenti aziendali complicati, comunque, InfoPath presenta il vantaggio di essere un ibrido tra la tecnologia digitale e quella di stampa. Un rapporto di 20 pagine composto per lo più da spazi vuoti può essere condensato grazie a InfoPath nelle sole pagine effettivamente compilate. In altri ambiti, come quello legale dove è richiesta una fedeltà perfetta in modo che un certo atto abbia sempre lo stesso aspetto, Adobe Acrobat - con la sua resa precisa a livello di pixel - presenta il vantaggio di rispecchiare esattamente il documento stampato. Nel corso dell’ultimo paio d’anni i servizi Web hanno raggiunto una notevole massa critica nel middle-tier delle grandi imprese.

Abbiamo visto come i servizi Web siano riusciti a collegare con successo le piattaforme più disparate: Wintel, mainframe, soluzioni java/J2ee e così via Microsoft ora sta tentando di aiutare le aziende medie e piccole a compiere il passo successivo (ed estremamente difficoltoso): far lavorare i dipendenti con l’Xml direttamente sul desktop, portando in definitiva i dati aziendali su sistemi dove possono essere condivisi con facilità. In definitiva, InfoPath è una tecnologia promettente. Integrarlo in azienda richiede un certo sforzo, ma Microsoft gioca le sue carte sul fatto che la facilità d’uso del prodotto aiuterà gli utenti finali e il dipartimento IT ad avvicinarsi, usando documenti basati sull’Xml senza però la tradizionale difficoltà che circonda questo potente ma a volte scoraggiante insieme di standard.

Office 2003 e InfoPath possono realmente aiutare ridurre la duplicazione degli sforzi nel mondo business, facendo risparmiare tempo e denaro e migliorando la competitività.


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