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Business Contact Manager

Scritto da Maurizio Bergami

Fornito a corredo di Outlook nelle versioni Small Business e Professional di Office, questo modulo si rivolge ai professionisti della vendita e consente una gestione potenziata dei contatti.

Business Contact Manager è un componente aggiuntivo per Microsoft Office Outlook 2003, uno strumento di supporto alla vendita che permette di creare e gestire contatti commerciali, account e opportunità di vendita direttamente dal programma di posta elettronica Microsoft sfruttandone appieno tutte le potenzialità. Business Contact Manager aggiunge alla barra degli strumenti di Outlook 2003 la nuova voce Strumenti commerciali, da cui è possibile accedere a tutta una serie di attività. Per riuscire a orientarsi tra le nuove funzioni aggiunte da Business Contact Manager è necessario fare un distinguo tra il significato di Account e quello di Contatti commerciali.

		In Business Contact Manager tutte le informazioni relative ad account, contatti commerciali e opportunità di business sono collegate tra loro.

Un Account è l’azienda con la quale si intrattengono rapporti commerciali, e può anche coincidere con il cliente nel caso di servizi di consulenza o assistenza. Un Contatto commerciale, invece, è la persona fisica con la quale vengono gestiti i rapporti commerciali per una data società. La natura delle due entità, strettamente collegate tra loro, è evidente dalle relative schede. In Account, infatti, sono riportate informazioni quali il nome dell’azienda, indirizzo postale, numeri di telefono e fax e un’area destinata alla posizione dell’account. Dati utili relativi allo stato dell’account (attivo o inattivo), alla situazione generale dei pagamenti (regolari o insoluti) e alla valutazione personale sull’azienda. Per ogni account, come già avviene da sempre con i contatti di Outlook, è possibile associare una categoria di appartenenza. Una categoria consente di identificare gli elementi in modo da poterli trovare, localizzare, filtrare o raggruppare in maniera più agevole. Estremamente importante per le proprie relazioni commerciali è collegare agli account dei contatti.

Se Outlook è il programma di posta elettronica che già si usava per lavoro, quindi sono già presenti delle schede contatti, è possibile aggiungere i riferimenti all’account. In caso contrario, se non è già disponibile un contatto nella rubrica (oppure l’uso di Outlook inizia insieme a Business Contact Manager) non resta che crearne uno nuovo. La differenza tra una normale scheda contatto di Outlook e una di Business Contact Manager non è solo di natura grafica. In quest’ultima sono disponibili campi per nuove informazioni, ad esempio l’origine del contatto e come è stato contattato, nonché l’autore della segnalazione. Ma poiché lo scopo di ogni relazione commerciale è finalizzata al business, il terzo componente proposto da Business Contact Manager è la scheda Opportunità.

Ogni opportunità deve essere collegata a un account o a un contatto commerciale. L’obiettivo è quindi tenere traccia dell’evoluzione di un processo di vendita per poter visualizzare e aggiornare ogni fase del business in corso. Per stabilire quali clienti richiedono maggiore attenzione, è possibile creare report sullo stato del business oppure ordinare le opportunità. La scheda propone campi relativi alla valutazione dell’opportunità e al tipo di vendita. Business Contact Manager collega automaticamente i messaggi di posta elettronica, le attività, gli appuntamenti e le riunioni ai record Account e ai contatti commerciali. L’utente può aggiungere manualmente appuntamenti, note telefonate, attività, note commerciali e documenti ai record. Business Contact Manager non offre unicamente schede da compilare con informazioni relative a contatti, aziende e opportunità di business ma offre anche strumenti ad hoc per creare report per filtrare e riepilogare rapidamente le informazioni sui contatti di affari e sulle opportunità di lavoro. Oppure per ottenere report personalizzati che mostrano l’andamento delle attività e consentono di stabilire più facilmente le priorità.

O, ancora, per creare o importare informazioni relative ai prodotti. Contact Manager, infine, può lavorare gli altri programmi Office, in particolare Word 2003 e Publisher 2003, per facilitare la produzione di proposte commerciali e altri documenti di supporto alla vendita.