Auguri di massa tramite posta elettronica
Come tutti gli anni ho ricevuto numerosi auguri natalizi via posta elettronica e, mosso dall’euforia del momento, ho pensato di utilizzare lo stesso mezzo per rispondere. Per evitare la ricerca degli indirizzi dei vari colleghi, dei quali spesso si conosce solo il nome o il cognome, ho avuto l’infelice idea di utilizzare gli alias indicati nella rubrica di Microsoft Outlook, che reindirizzavano il messaggio ai colleghi di due diverse sezioni. Sfortunatamente, il sistema di posta aziendale ha subito rallentamenti dovuti alla grande mole di indirizzi (nell’ordine delle migliaia) che si nascondeva dietro questi alias; come me, altri colleghi hanno utilizzato lo stesso sistema, provocando un eccessivo e ridondante scambio di auguri. Vorrei porvi perciò alcune domande: c’è un limite agli indirizzi di posta elettronica gestibili dal software utilizzato? È possibile che un impiegato sia considerato responsabile di tale inconveniente? La tecnologia informatica nasconde dei trabocchetti evidentemente sfuggiti a chi ha realizzato la rete aziendale e noi dobbiamo subire le conseguenze disciplinari di queste sviste? Ritenete improprio questo utilizzo dell’e-mail aziendale?
Lettera firmata, via internet
L’utilizzo degli alias per raggiungere tutti gli utenti di una ditta deve essere limitato a poche situazioni di carattere eccezionale. Per capire il problema supponiamo di inviare un messaggio, anche di pochi KByte, a un migliaio di utenti di una ditta: questa operazione porterà quindi a creare una copia della mail in ognuna delle caselle postali, moltiplicando così i KByte originali per il numero dei destinatari. Le caselle postali di tutte queste persone sono però ospitate sullo stesso server, quindi la memorizzazione dei messaggi avverrà sul medesimo hard disk. Se ognuna delle persone rispondesse poi al messaggio con lo stesso metodo, lo spazio necessario per l’archiviazione dei messaggi crescerebbe a dismisura, saturando rapidamente il disco rigido. Se lo spazio disponibile sull’hard disk del server postale si esaurisse a causa dell’enorme traffico prodotto dalle mail interne, diventerebbe impossibile ricevere posta elettronica dall’esterno.
Sono ormai molte le ditte che gestiscono ordinativi e altre operazioni finanziarie tramite posta elettronica e ogni ritardo nell’esecuzione può causare perdite economiche. È per questo motivo che un’azione apparentemente banale come l’utilizzo di un alias può trasformarsi in un grave danno per l’azienda. La scelta di lasciare l’utilizzo degli alias a tutti gli utenti può essere ragionevole, ma dovrebbe essere chiaramente indicato che l’utilizzo di questi metodi di mass-mailing deve essere riservato a situazioni del tutto eccezionali. Infine, l’utilizzo della mail aziendale dovrebbe essere limitato ai messaggi che riguardano l’attività lavorativa. Per gli auguri è preferibile usare un indirizzo privato.
Sono ormai molte le ditte che gestiscono ordinativi e altre operazioni finanziarie tramite posta elettronica e ogni ritardo nell’esecuzione può causare perdite economiche. È per questo motivo che un’azione apparentemente banale come l’utilizzo di un alias può trasformarsi in un grave danno per l’azienda. La scelta di lasciare l’utilizzo degli alias a tutti gli utenti può essere ragionevole, ma dovrebbe essere chiaramente indicato che l’utilizzo di questi metodi di mass-mailing deve essere riservato a situazioni del tutto eccezionali. Infine, l’utilizzo della mail aziendale dovrebbe essere limitato ai messaggi che riguardano l’attività lavorativa. Per gli auguri è preferibile usare un indirizzo privato.
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