Archivio » 2004 » settembre » mercoledì 8 »

Excel

Scritto da H. Bradley

Risposta esatta!
Quando si scrivono le formule, bisogna essere sicuri che i risultati siano calcolati nel modo desiderato. Excel adotta l’ordine standard per la precedenza nei calcoli, e calcola nell’ordine percentuali, elevamenti a potenza, moltiplicazioni e divisioni, prima di risolvere addizioni e sottrazioni. Ad esempio, “7+5*3” dà come risultato non 36, ma 22: prima viene risolta la moltiplicazione 5*3=15, quindi l’addizione 7+15=22. Se non si è sicuri di come Excel valuterà una formula, si può selezionare la cella che la contiene e scegliere la voce Verifica formule e quindi Valuta formula nel menu Strumenti, per verificare l’ordine di risoluzione di ciascuna parte dell’espressione selezionata.

Espansione automatica delle serie nei grafici
Nelle vecchie versioni di Excel era difficile creare un grafico che si espandesse automaticamente all’aggiunta di dati alla fine di una o più serie. La feature Elenco di Excel 2003 risolve questo problema. Per marcare un’area come elenco, bisogna cliccare in una delle sue celle e quindi selezionare Elenco e Crea elenco nel menu Dati. Adesso bisogna creare un grafico utilizzando l’elenco appena definito come sorgente dei dati. In questo modo, ogni volta che si aggiungono nuovi dati all’elenco, l’area dei dati raffigurata dal grafico si espande automaticamente per includerli. Vedere i grafici in bianco e nero
Un’altra funzione interessante riguardante i grafici di Excel, specie al momento della stampa, è l’Anteprima di stampa raggiungibile come di consueto nel menu File. All’interno di questa schermata, si può cliccare sul pulsante Imposta e quindi - nella scheda Grafico - sulla voce Stampa in bianco e nero. L’immagine di anteprima a video viene così mostrata in scala di grigi, permettendo all’utente di determinare prima della stampa vera e propria se il contrasto tra le varie serie è sufficiente e se l’impatto grafico della pagina è sufficiente.

Nomi dei file nel piè di pagina
Con la versione 2002 Microsoft ha dotato Excel dell’abilità di includere il percorso completo dei documenti nel piè di pagina al momento della stampa. Questa informazione viene naturalmente modificata al volo se la posizione del file cambia. Per ottenerlo bisogna aprire il menu Visualizza e selezionare il comando Intestazione e piè di pagina e cliccare sul pulsante Personalizza piè di pagina (o Personalizza intestazione, che funziona allo stesso modo). La finestra di dialogo che si apre permette di inserire tramite una toolbar campi variabili che Excel compila in modo automatico al momento della stampa: il bottone da utilizzare per aggiungere il percorso del file, in particolare, è quello con l’icona di una piccola cartella di documenti, che aggiunge all’area selezionata il codice &[Percorso]&[File].

Configurare le impostazioni predefinite
Excel utilizza due diversi template - due file chiamati rispettivamente Book.xlt e Sheet.xlt - da cui vengono ricavate le caratteristiche delle nuove cartelle e delle pagine aggiunte tramite il comando Inserisci foglio di lavoro. Modificando e salvando tali documenti è possibile così personalizzare in modo semplice queste impostazioni di default. Sheet.xlt dovrebbe contenere solo un foglio di lavoro, e va usato per configurare le opzioni proprie dei singoli fogli - come il colore della griglia, o le dimensioni di partenza delle celle. Book.xlt al contrario è da utilizzare per modificare le impostazioni delle intere cartelle di lavoro, come la definizione degli stili per la formattazione delle tabelle. Se questi file non esistono (Excel funziona tranquillamente anche senza di loro), crearli è molto semplice: basta aprire una nuova cartella di lavoro e salvarla con il nome appropriato nella cartella XlStart all’interno della directory di Office - per Office 2003 in genere C:\Programmi\Microsoft Office\Office11\XLStart. Elaborare gruppi di celle
Quando una macro deve lavorare su un determinato gruppo di celle consecutive, analizzandole una dopo l’altra, è possibile usare un ciclo For (nella forma For Each In Selection) per rendere più snello e leggibile il codice. Come esempio, di seguito riportiamo una macro che raddoppia il contenuto di tutte le celle in un determinato tange, con tanto di gestione degli errori nel caso in cui l’utente inserisca in una cella dati non di tipo numerico.

Sub Elabora Range()
   Dim miaCella As Range
   For Each miaCella In Selection
       On Error Resume Next
       miaCella.Value= miaCella.Value * 2
   Next miaCella
End Sub

Controllare la direzione
Un suggerimento semplice ma prezioso. Secondo i default di Excel, il cursore si sposta di una cella più in basso ad ogni pressione del tasto Invio. È però possibile modificare la direzione in cui debba spostarsi il cursore, in modo molto semplice. Basta aprire la finestra delle opzioni di Excel e spostarsi sulla scheda Modifica, quindi verificare che la casella Sposta la selezione dopo Invio sia barrata e selezionare nell’elenco appena di fianco la direzione desiderata. Mentre si lavora basta comunque tenere premuto il tasto Maiusc assieme al tasto Invio perché il cursore si sposti dalla parte opposta a quella di default. Definire valori costanti
Attraverso le definizioni di nomi all’interno del foglio, si possono definire delle costanti da utilizzare poi all’interno dei calcoli - ad esempio un valore percentuale, un tasso di sconto e via dicendo. Bisogna aprire il menu Inserisci, quindi il sottomenu Nome e infine il comando Definisci; a questo punto va scelto un nome per la costante - ad esempio Tasso_di_sconto - e con il mouse va selezionata la cella di riferimento (C2, nel nostro esempio) e premuto il pulsante Ok. A questo punto, all’interno delle formule, si può usare il nome definito come una vera e propria costante: in una cella si può ad esempio scrivere =F8 * Tasso_ di_sconto, perché Excel vada automaticamente a prendere il valore contenuto nella cella corrispondente.

Che brutto, il #N/D!
A volte le formule che si inseriscono in un foglio Excel possono restituire l’errore #N/D, di solito se uno o più valori coinvolti non sono disponibili. Per mostrare a video un messaggio di errore più amichevole, si può utilizzare la funzione VAL.NON.DISP(). Ammesso di indicare con l’espressione che può generare il messaggio di errore, la formula da utilizzare è questa: =SE(VAL.NON. DISP();”Valore non trovato”;). In questo modo, se l’espressione di partenza restituisce un risultato valido, questo viene visualizzato normalmente; se invece restituisce l’errore #N/D, questo viene sostituito dalla stringa “Valore non trovato”.

Formule rapide
A volte c’è bisogno di copiare o creare rapidamente una formula o un dato in una serie di celle sparse qua e là per il foglio. Se si tratta di incollare un dato già esistente, il compito è semplice: basta copiare (Ctrl-C) il contenuto della cella di partenza, quindi selezionare tutte le celle di destinazione - basta cliccare sulle diverse celle tenendo premuto il tasto Ctrl - e infine incollare (Ctrl-V) il dato copiato. Per scrivere lo stesso dato in più celle in una volta sola bisogna invece selezionare tutte le celle con il metodo appena indicato, quindi scrivere in una di esse e terminare premendo la combinazione di tasti Ctrl-Invio.


» Torna all’articolo principale