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Outlook

Scritto da David Stone

Ordinare per più colonne
L’ordinamento dei dati in base a un singolo criterio è in Outlook un’operazione molto semplice: basta cliccare sull’intestazione della colonna principale e, dal menu a tendina che appare, selezionare il tipo di informazione. Ordinare le informazioni per due o tre criteri è allo stesso modo molto facile, anche se forse non altrettanto ovvio. Per prima cosa bisogna ordinare i dati in base all’informazione principale, come indicato poc’anzi; quindi, tenendo premuto il tasto Maiusc, selezionare il secondo criterio. Se ad esempio si ordinano i messaggi prima in base alla voce Da e quindi in base alla voce Ricevuto, Outlook mostrerà tutti i messaggi divisi per mittente, e all’interno delle e-mail ricevute dalla medesima persona i messaggi saranno ordinati in base alla data di ricezione. E il discorso non cambia nel caso si vogliano ordinare i dati in base a ulteriori criteri.

Vedere le conversazioni
Outlook 2003 permette di ordinare i messaggi per conversazione, modalità che in certe situazioni permette di navigare tra le cartelle di posta elettronica in modo molto rapido. Basta aprire il menu Visualizza, scegliere Disponi per e infine la voce Conversazione. Questa modalità di visualizzazione permette di leggere - ed eventualmente eliminare - i messaggi in modo più razionale: nella colonna in cui Outlook elenca le e-mail ricevute compaiono non più i singoli messaggi, ma soltanto i titoli delle conversazioni con accanto una freccia che punta verso l’alto. Cliccando sulla freccia, questa cambia direzione ed “apre” la lista dei messaggi.

Bandiere colorate
Outlook 2003 offre per il contrassegno dei messaggi “da completare” bandiere di sei diversi colori, colori a cui probabilmente ciascun utente associa un esatto significato: lavori da portare a termine, messaggi personali a cui rispondere e via dicendo.

Per ricordare meglio il significato di ciascun colore è possibile creare una toolbar ad hoc, per contrassegnare i messaggi con le diverse bandierine e visualizzarne costantemente una breve descrizione. Per fare questo bisogna aprire la finestra di personalizzazione dei menu (menu Strumenti, comando Personalizza), quindi creare una nuova toolbar tramite il pulsante Crea nella scheda Barra degli strumenti, magari chiamandola proprio Bandierine. A questo punto bisogna spostarsi sulla scheda Comandi e dalla categoria Azioni selezionata sulla sinistra trascinare il primo dei contrassegni sulla nuova toolbar. Facendo clic con il tasto destro sull’icona che appare sulla toolbar, bisogna prima di tutto selezionare la modalità di visualizzazione Icona e testo; quindi bisogna nuovamente fare clic sull’icona e, nel campo di testo che appare nel menu contestuale, scriverne una breve descrizione (ad esempio “messaggi di lavoro”).

Lo stesso procedimento va effettuato per tutti i tipi di bandierine utilizzate di solito. Una volta chiusa la finestra Personalizza, la toolbar sarà pronta ad essere utilizzata, e premendo uno qualunque dei pulsanti appena creati il messaggio selezionato verrà contrassegnato con il colore corrispondente.

Più spazio per leggere
Il layout della finestra di Outlook 2003 è migliorato dal punto di vista della facilità di lettura dei messaggi: la divisione in tre pannelli verticali permette di visualizzare le e-mail in modo più naturale e di avere costantemente a video una porzione di testo maggiore rispetto a quanto accadeva in passato (per averne un esempio basta aprire per qualche minuto Outlook Express e fare un confronto…). Se si ha però bisogno di ulteriore spazio per leggere qualche messaggio davvero corposo, si può utilizzare la combinazione di tasti Alt-F1 per disattivare (e poi per riattivare) il riquadro che mostra l’albero delle cartelle di Outlook.

I filtri per lo spam funzionano, ma…
Outlook 2003 include un buon filtro contro lo spam, ma come tutti questi tool ha il difetto di marcare occasionalmente come “posta indesiderata” qualche messaggio del tutto legittimo.

Si tratta del fenomeno dei cosiddetti falsi positivi, che anche se non è particolarmente rilevante con il client di posta Microsoft può provocare la perdita di alcune e-mail importanti.

In caso di messaggi che provengono da mittenti non in rubrica, non è neppure possibile sfruttare le feature di whitelist, ovvero definire un elenco di mittenti attendibili da cui accettare qualunque messaggio arrivi. Per questo i consigli sono semplicemente due: il primo è quello di dare sempre una rapida occhiata alla cartella della posta indesiderata, in cui Outlook sposta i messaggi giudicati come pubblicitari o simili. Il secondo è quello di ricercare regolarmente su Web, al sito Office Update, aggiornamenti alla suite Microsoft. I messaggi in Html
I messaggi scritti in formato Html anziché in puro testo sono un argomento da sempre molto discusso. C’è chi li apprezza, perché permettono di dare un po’ sfogo alla creatività e di scrivere e-mail dall’aspetto più simpatico, c’è chi non li sopporta (e noi facciamo il tifo per questa seconda “scuola di pensiero”) per altrettante ragioni: sono più pesanti, non sono gestiti allo stesso modo da tutti i client di posta e a volte nascondono qualche insidia di troppo dal punto di vista della sicurezza del Pc.

Outlook 2003 offre diversi metodi per gestire al meglio i messaggi di tipo Html, a partire dal download selettivo delle immagini: quando si riceve un’e-mail contenente elementi grafici, questi non vengono caricati e al loro posto vengono inseriti dei segnaposto vuoti - anche perché a volte la visualizzazione delle immagini nelle e-mail è uno dei frangenti in cui si può verificare un attacco al Pc. Per visualizzare le immagini bisogna fare clic sulla barra grigia posta sopra al messaggio, quindi selezionare nel menu che appare la voce Scarica immagini. Dallo stesso menu si può anche decidere di considerare sempre attendibile (e quindi di scaricarne sempre tutti gli elementi grafici) il mittente del messaggio o addirittura l’intero dominio da cui quest’ultimo proviene. Inoltre, tra le opzioni del programma è possibile far sì che tutti i messaggi vengano visualizzati comunque in formato testuale: nella scheda Preferenze basta premere il pulsante Opzioni di posta elettronica e quindi barrare la casella Visualizza tutti i messaggi standard in formato testo normale.

Assegnare le categorie con il drag & drop
In Outlook è possibile assegnare una categoria agli oggetti semplicemente trascinandoli con il mouse: basta selezionare una visualizzazione che preveda la divisione per categorie (vale ad esempio per le attività, le note o i contatti) e trascinare uno o più oggetti sopra il gruppo corrispondente alla categoria selezionata.


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