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Word

Scritto da Edward Mendelson

Accesso rapido ai documenti usati spesso
È possibile fare in modo che i documenti Word usati più di frequente risultino sempre a portata di mano sulla barra degli strumenti di Word, così da non dover passare dal menu File e cercarli di volta in volta tra le mille cartelle del disco. Basta per questo attivare lo speciale menu Lavoro: dopo aver cliccato con il tasto destro del mouse su una delle toolbar già disponibili bisogna selezionare il comando Personalizza, quindi passare alla scheda Comandi e nel riquadro di sinistra la voce Menu incorporati. Nel riquadro di destra si può così prendere e trascinare con il mouse il menu Lavoro, da incastrare tra i menu o su una delle toolbar già esistenti. In questo menu si possono inserire uno per uno dei veri e propri Preferiti, tenendo aperto ciascun documento e selezionando il comando Aggiungi al menu lavoro. Per rimuovere i riferimenti ad uno dei documenti inseriti basta premere la combinazione di tasti Ctrl-Alt-(meno) e cliccare sul nome del file in questione.

Aprire al volo l’ultimo documento
È possibile creare sul desktop (o in qualunque altra cartella) un collegamento che permetta di lanciare Word aprendo immediatamente l’ultimo documento su cui si è lavorato. Innanzitutto bisogna trovare il file winword.exe attraverso la finestra di ricerca di Windows (che si richiama con lo shourtcut Win-F), corrispondente a Microsoft Word; in Office 2003 la sua posizione è di solito C:\Programmi\Microsoft Office\OFFICE11. Una volta individuato, si deve trascinare il file sul desktop utilizzando il tasto destro del mouse e selezionando - dal menu contestuale che appare - la voce Crea collegamento. A questo punto, con un clic sempre del tasto destro del mouse si può accedere alla finestra delle proprietà del collegamento, per aggiungere alla linea di comando uno spazio e il parametro /mFile1. Per velocizzare ulteriormente il lancio di Word tramite questo collegamento è anche possibile assegnare ad esso un tasto di scelta rapida. Usare il comando Incolla speciale
Quando si copia del testo da una pagina Web o da un documento di una qualunque applicazione Office e lo si incolla in una nuova pagina, Word riproduce in modo preciso il tipo di carattere, il colore e la dimensione del testo incollato. Se si vuole che il testo incollato assuma l’aspetto del testo di destinazione, è possibile utilizzare il comando Incolla speciale dal menu Modifica, quindi selezionare la voce Testo non formattato. Per chi ha dimestichezza con le macro di Word è possibile automatizzare il lavoro creando una routine che effettui tale operazione in modo automatico (magari assegnando alla macro un tasto di scelta rapida). Per questo bisogna passare per il menu Strumenti, quindi per la finestra Macro e - tramite il pulsante Crea - attraverso l’editor di Visual Basic for Applications. Il codice da inserire nella nuova macro è molto breve, si tratta di un’unica riga che riportiamo:

Selection.PasteSpecial DataType:=wdPasteText

Riordinare i paragrafi con due tasti
C’è bisogno di scambiare tra loro il secondo e il terzo paragrafo del documento su cui si sta scrivendo? Non c’è bisogno di sprecare tempo in pesanti drag & drop (che potrebbero anche risultare piuttosto scomodi, se i paragrafi sono molto lunghi): basta posizionarsi sul paragrafo da spostare, quindi tenere premuti i tasti Maiusc e Alt e muovere il paragrafo con i tasti freccia. Ogni pressione della freccia in alto o della freccia in basso fa sì che il paragrafo si sposti al di là rispettivamente del paragrafo precedente o di quello successivo. Cancellare le informazioni riservate
I documenti Word contengono informazioni nascoste che possono permettere di risalire ad esempio all’identità del loro autore e a quella delle persone a cui si è inviato il file via mail. Word 97 arrivava a tenere traccia degli ultimi 10 revisori di ogni documento, spesso con tanto di indirizzi di posta elettronica. Per colpa di meccanismi come il pur utile salvataggio automatico dei documenti, all’interno dei file si possono inoltre nascondere vecchie versioni di ciò che si scrive. Microsoft ha pubblicato sul suo sito un apposito tool per rimuovere dai file tutti i dati “nascosti”, ma è poco pratico e non rimuove comunque tutte le informazioni. Per eliminare tutti i dati non necessari è quindi consigliabile, prima di rendere pubblico un file di Word composto esclusivamente da testo, esportarlo in formato Rtf utilizzando WordPad quindi nuovamente in formato Doc. In questo modo, al passaggio nel formato standard Rtf, tutte le informazioni salvate solitamente da Word vengono cancellate.

Disegnare una linea
Si può creare una linea all’interno della pagina di un documento Word o Outlook in pochi istanti: basta digitare tre trattini consecutivi e premere Invio. Con tre underscore (il trattino basso) si ottiene una linea più spessa. Con tre segni di “uguale” si ottiene una linea doppia.

La calcolatrice dentro Word
Tra le toolbar e i menu di Word si può inserire una calcolatrice. Bisogna aprire la finestra di personalizzazione delle toolbar (menu Strumenti, comando Personalizza) e spostarsi sulla scheda Comandi. Nella lista delle categorie bisogna selezionare la voce Strumenti, quindi sulla destra il comando Strumenti calcola e trascinarlo su una toolbar esistente. Se si vuole vedere un’icona sul pulsante, bisogna cliccare su di esso - mentre la finestra Personalizza è ancora aperta - con il tasto destro del mouse e selezionare Cambia icona pulsante, quindi cambiare lo stile di visualizzazione, sempre nello stesso menu contestuale, in Stile predefinito. Questo pulsante permette di risolvere semplici operazioni presenti nel testo: basta selezionare le operazioni in questione (ad esempio “2 + 2”), quindi cliccare sul pulsante assegnato a Strumenti calcola per vederne, sulla parte sinistra della barra di stato, il risultato. Con questa operazione il risultato viene anche copiato negli appunti, pronto ad essere incollato con la consueta combinazione di tasti Ctrl-V. Al posto giusto sottolineature e Smart Tag
Alcune delle feature pensate per aiutare gli utenti possono a volte fallire il loro obiettivo e diventano in breve solo un impiccio. Ad esempio le sottolineature verdi e rosse che Word aggiunge alle parole e alle frasi non corrette dal punto di vista ortografico e grammaticale. Tali sottolineature sono utili se corrette, ma diventano immediatamente un fastidio se segnalano errori fasulli.

Per disattivare le sottolineature bisogna selezionare la voce Opzioni dal menu Strumenti, quindi selezionare la scheda Ortografia e grammatica, quindi deselezionare le voci Controlla ortografia durante la digitazione e Controllo grammaticale durante la digitazione. Allo stesso modo, se si è infastiditi per il continuo affacciarsi degli Smart Tag sulla pagina (per segnalare numeri di telefono, date e contatti spesso soltanto presunti), è possibile disattivare questa feature aprendo nella finestra Opzioni correzione automatica - raggiungibile dallo stesso menu Strumenti - la scheda Smart Tag.

Da questa finestra è possibile disattivare in blocco tutti gli Smart Tag o selezionare uno per uno quelli da tenere attivi durante la digitazione.

Confrontare due documenti fianco a fianco
In Word 2003 è disponibile un comando apposito per confrontare tra loro due documenti. Per raggiungerlo bisogna prima aprire i due documenti, quindi cliccare sul menu Finestra e infine selezionare il comando Affianca per confronto con. Se ci sono solo due documenti aperti, il secondo documento viene automaticamente scelto per il confronto, altrimenti viene presentata a video una piccola finestra di dialogo che permette una selezione tra i file aperti.

Quando è attiva tale modalità viene mostrata a video una piccola toolbar con alcuni pulsanti; il primo sulla sinistra fa sì che i due documenti scorrano alla medesima velocità, mentre il secondo riporta il cursore al punto in cui si trovava in origine (dato che la prima pagina del secondo documento viene allineata alla pagina aperta nel primo al momento dell’inizio del confronto). I segreti della formattazione
A volte capita che, nonostante tutti i tentativi che si possano fare, la formattazione di un blocco di testo rifiuti di farsi modificare. In questi casi i rimedi e i trucchi sono i più svariati. Si può ad esempio cominciare con il tentare di rimuovere in un colpo solo tutti gli elementi di formattazione del testo selezionato, tramite la combinazione di tasti Ctrl-Maiusc-N.

In alternativa si può tentare di capire quale sia l’elemento di formattazione che non si riesce a modificare utilizzando uno dei riquadri attività - i pannelli laterali che in molte occasioni si aprono nella parte destra delle applicazioni di Office aiutando l’utente nello svolgere le operazioni più comuni.

Il riquadro attività in questione è Informazioni sul formato, che in Word 2003 si può anche richiamare con la combinazione di tasti Maiusc-F1 mentre in Word 2000 va aperto manualmente con il comando Informazioni sul formato del menu Formato. Questo particolare riquadro mostra costantemente in tempo reale tutte le caratteristiche del testo selezionato (o della sezione corrente), e permette di intervenire su di esse attraverso le normali finestre di dialogo del programma. La casella Distingui origine stile permette di capire se una data formattazione sia stata assegnata manualmente o tramite uno degli stili definiti nel documento.

Un altro strumento di Word utile per rivelare la formattazione dei paragrafi è la cosiddetta Area di stile, una colonna (in genere nascosta) che nella visualizzazione Normale, selezionabile dal menu Visualizza, mostra accanto ad ogni paragrafo il nome del suo stile. Quando l’Area di stile è visibile, la sua dimensione può essere modificata con il mouse; se è nascosta, va attivata dalla finestra delle Opzioni, modificandone la larghezza in basso nella scheda Visualizza.

Maiuscole accentate “al volo”
Inserire una maiuscola accentata senza passare dalla mappa caratteri e senza memorizzare le sequenze ASCII (per esempio Alt+0200 per la “e” maiuscola con accento grave) è molto semplice: basta inserire la lettera minuscola - presente su tutte le tastiere italiane - e quindi, appena inserita, usare la combinazione di tasti Maiusc-F3 per renderla maiuscola. Lo stesso trucco vale anche per la c con cediglia (ç).


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