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La prova di Public ShareFolder

Scritto da Mauro Mosca

Permette di realizzare una soluzione di groupware basata su Outlook senza doversi scontrare con la complessità di Microsoft Exchange. Gli screenshot del software_Tutto il software provato_Grafica e progettazione_Motori di ricerca_Tutto sul VoIP_Virus e Antivirus_SONDAGGIO: Scegli il tuo Pc ideale

In una piccola impresa o in un gruppo di lavoro la collaborazione è fondamentale. La condivisione di contatti, attività, e-mail e appuntamenti può aumentare notevolmente la produttività. Public Share­Folder (PSF) è una soluzione semplice da gestire e da implementare che si rivolge a quanti utilizzano Outlook sia per la posta elettronica sia per la gestione della rubrica e la pianificazione di impegni e attività. Rispetto a Exchange Server, la piattaforma Microsoft per l’e-mail e il groupware, PSF è un’alternativa meno costosa ma, soprattutto, molto più semplice da utilizzare.
Con Public ShareFolder si possono condividere tutte le informazioni contenute in uno o più file dati di Outlook (sono i file caratterizzati dall’estensione .pst).

LINKPSF è costituito da due componenti: un server e un client. Il server deve essere installato sulla macchina che condivide i dati: potrebbe trattarsi di un computer che svolge già funzioni di server sulla rete o di un Pc qualunque. Il client invece deve essere installato su ogni computer che dovrà accedere ai dati condivisi. Su tutti i sistemi del gruppo di lavoro deve poi essere presente Outlook, in versione 97 o successiva (Public ShareFolder non supporta né Outlook Express né altri programmi di posta).

Il componente server può essere installato solo su sistemi NT, 2000, XP o 2000/2003 Server e può essere avviato sia come servizio (seguendo le istruzioni disponibili nelle Faq sul sito Web del programma) sia come una normale applicazione. L’interfaccia consta di un unico pannello di configurazione, in cui si possono creare e gestire gli utenti.

È possibile impostare i permessi in lettura, scrittura e cancellazione – a livello di cartelle e del loro contenuto – per ciascun utente; purtroppo non si possono creare gruppi con profili differenti. Stranamente, poi, non è possibile occultare le sottocartelle di un file Pst: se un utente ha il permesso di visualizzare – ad esempio – la cartella Posta in arrivo, non esiste alcun modo per nascondergli la presenza delle altre cartelle (come Posta eliminata e Contatti), anche se non può leggerne il contenuto. Per nascondere l’esistenza di una cartella bisogna creare un file Pst a parte e non assegnare alcun permesso all’utente su quel file.

Per la visualizzazione e la gestione dei file dati condivisi non è necessario che Outlook sia in esecuzione sul server. Può essere utile tenere Outlook aperto sul server per scaricare la posta automaticamente da un account specificato; anche i client possono scaricare la posta e salvarla direttamente sulla cartella remota.

Queste due possibilità aprono la porta a scenari interessanti. È possibile, ad esempio, impostare l’account solo sul computer dell’amministratore e dare agli altri utenti unicamente la possibilità di leggere la cartella condivisa. Oppure si può impostare il download sul server per alleggerire i client.
Per effettuare un backup del file Pst condiviso è necessario chiudere sia PSF sia Outlook sulla macchina server. Se PSF è stato installato come servizio, è possibile chiuderlo utilizzando un file batch disponibile sul sito Web www.publicshareware.it. Anche Outlook può essere chiuso utilizzando uno script presente sul sito indicato.

Per installare PSF sul client basta seguire la procedura automatica del programma e dopo il riavvio seguire le indicazioni – diverse a seconda della versione di Outlook utilizzata – presenti sul manuale in formato Microsoft Help fornito con l’applicazione. È necessario inserire l’indirizzo Ip o il nome del computer su cui è installato il server PSF e specificare nome utente e password dell’utente (impostato in precedenza) che si vuole utilizzare.
Al termine della procedura le risorse condivise saranno accessibili a ogni client direttamente da Outlook. Per quanto riguarda la posta elettronica, gli utenti potranno sfruttare le cartelle del file dati remoto come se fossero cartelle locale. Se i permessi lo consentono, potranno copiare messaggi in locale, inviare risposte e creare regole per lo smistamento della posta nelle cartelle remote.