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Guida di sopravvivenza a Gmail

Un paio di consigli su come gestire la posta elettronica e non naufragare in un mare di messaggi

Qualità e ordine rendono la vita più semplice. Specie nell’online, dove ogni giorno ognuno di noi rischia di essere soffocato da una quantità enorme di informazioni. Una delle prime sfide da affrontare è imparare a gestire il proprio account e-mail in modo produttivo, così da risparmiare tempo, guadagnare in efficienza ed evitare di passare mattinate o pomeriggi interi incollati allo schermo.

Provo quindi a compilare una personale guida di sopravvivenza a Gmail. Si rivolge soprattutto a chi usa la posta di Google per lavoro, ma con opportune modifiche spero possa essere utile per tutti.

Premessa
Ho aperto un account Gmail per gestire 4 indirizzi di posta elettronica (tre di lavoro, uno personale), che si traducono minimo in un centinaio di e-mail al giorno. Un servizio web-based mi dà inoltre la possibilità di controllare la posta anche da postazioni diverse dalla mia.

Etichette, etichette, etichette …
Primo obiettivo: fare ordine usando le etichette. Le ho organizzate su due livelli: uno con i nomi di tutti i miei clienti e delle riviste per cui scrivo. Questo mi consente di dividere i messaggi per “canale” e, all’occorrenza, recuperarli tutti con un semplice click.
Secondo obiettivo: usare le etichette per attribuire ai messaggi un diverso livello di urgenza (sullo stile del metodo Triage).
“Urgente”: da smistate prima possibile, ma non immediatamente (c’è chi suggerisce la sigla ASAP, “As Soon As Possibile”).
“Dopo”: da aprire tranquillamente a fine giornata, verso le 19.
“Ok”: tutte le e-mail di cui non mi devo più preoccupare.
Accanto a queste ci sono i messaggi urgentissimi per cui non uso nemmeno etichette, perché vanno gestiti immediatamente.
Una sessione sull’account Gmail si traduce in: smistare le mail urgentissime, applicare le etichette alle altre, chiudere. Dieci minuti al massimo.

… ma anche “etichetta”
Il secondo passo è stato modificare il mio atteggiamento (ma anche quello degli altri) nei confronti della posta elettronica.
- Non controllo la posta come prima azione del mattino: mi distrae.
- Il primo controllo, salvo casi più unici che rari, avviene alle 10. Poi a intervalli regolari di tre ore. Non controllo la posta dopo le 19 e nei weekend.
- Non alimento discussioni inutili, fatte di “grazie”, “prego” e altri convenevoli.
- Quando possibile, uso Skype per effettuare task semi-automatici (es: l’invio urgente di un allegato, di un link o un messaggio brevissimo per cui scrivere una mail sarebbe esagerato).
- Per le emergenze uso (e convinco a usare) il cellulare. Scrivere una mail a una persona e pretendere una risposta entro 5 minuti è sbagliato e fuorviante. Quindi se c’è bisogno di un’informazione in automatico, chiamo o mi faccio chiamare.
- Uso in modo a dir poco drastico il comando “segnala come spam”. Gli uffici stampa che mandano comunicati a pioggia, giusto per fare un esempio, o che mi scrivono segnalandomi “l’ultima festa dei Vampiri di Milano” sono avvisati. ;)
- La chat è disattivata.

Primi risultati: notevole risparmio di tempo, miglior gestione delle informazioni, più ordine, meno stress. Ovviamente è un metodo motlo artigianale, basato sulle mie esigenze. Sono curioso di sapere se esistono strategie di sopravvivenza analoghe alla mia, magari tra chi usa Outlook, Outlook Express o Thunderbird.